Wie man das Haftungsrisiko im Aufsichtsrat minimieren kann

Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen

Die Nicht-Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen stellt eine gravierende Pflichtenvernachlässigung und eines der größten Haftungsrisken dar. Für den Fall, dass der Aufsichtsratsvorsitzende keine oder zu wenige einberuft, sind die Aufsichtsratsmitglieder dazu verpflichtet, von ihrem Recht Gebrauch zu machen, selbst eine Sitzung einzuberufen.

Sitzungsteilnahme

Die wohl grundlegendste Pflicht des Aufsichtsratsmitgliedes ist die Pflicht, an den Sitzungen teilzunehmen. Abwesenheit bei Sitzungen wirkt grundsätzlich nicht haftungsbefreiend, bei unvorhersehbarer Verhinderung sollte (im Rahmen der gesetzlichen bzw geschäftsordnungsmäßigen Möglichkeiten) für Vertretung gesorgt werden. Bei Krankheit empfiehlt es sich – aus Beweissicherungsgründen – zusätzlich entsprechende Aufzeichnungen (eventuell unter Beifügung einer ärztlichen Bestätigung) zu machen bzw dem Vorsitzenden für die Einfügung in das Protokoll eine entsprechende Mitteilung zu machen.

Aktive Beteiligung am Geschehen im Aufsichtsrat

Die aktive Beteiligung am Geschehen durch möglichst viele Fragen und Wortmeldungen sowie die entsprechende Niederschrift in den Protokollen ist die wichtigste Voraussetzung zur Vermeidung von Pflichtverletzungen. Es sollte lieber eine Frage zu viel als eine Frage zu wenig gestellt werden. Oftmals ist der „gesunde Hausverstand“ ein gutes Korrektiv für Expertendiskussionen!

Eigene Aufbewahrung der Sitzungsprotokolle

Vielfach gehen Aufsichtsratsprotokolle verloren bzw sind im Falle eines Prozesses nicht mehr auffindbar. Deshalb sollte jedes Aufsichtsratsmitglied Protokollkopien selbst an einem sicheren Ort aufbewahren.

Besondere Beachtung der Protokollführung

Haftungsprozesse finden in der Regel in weiter zeitlicher Entfernung von den entsprechenden Sitzungen statt, sodass die Erinnerung der beteiligten Personen meist nicht mehr frisch ist. Oftmals werden in der Praxis wichtige Wortmeldungen im Protokoll nicht ausreichend berücksichtigt. Es sollte also darauf geachtet werden, dass vor allem abweichendes Stimmverhalten und abweichende Wortmeldungen dementsprechend im Protokoll vermerkt werden. Auch das Ausscheiden aus dem Aufsichtsrat beendet nicht die Haftung für bereits Geschehenes.

Einholung externer Beratung

Jedes Aufsichtsratsmitglied sollte bei komplexen Materien daran denken, externen Sachverstand einzuholen. Dies kann einerseits dadurch geschehen, dass der gesamte Aufsichtsrat die Einholung eines Sachverständigengutachtens beschließt bzw einen Sachverständigen zur Sitzung einlädt (auf Kosten der Gesellschaft). Andererseits kann jedes Aufsichtsratsmitglied (auf eigene Kosten) externe Beratung in Anspruch nehmen. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass der externe Sachverständige einer gesetzlichen oder einer entsprechenden vertraglichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen muss. Arbeitnehmervertreter können sich des Sachverstands ihrer (freiwilligen oder gesetzlichen) Interessenvertretung bedienen.

Sorgfältige Beschlussfassung

Vor allem bei zustimmungspflichtigen Geschäften sollte auf sorgfältige Beschlussfassung gedrängt werden. Entscheidungswesentliche Grundlagen (Papiere, Expertisen, Analysen, Berechnungen etc) müssen vorliegen und nachvollziehbar sein. Offene Punkte müssen geklärt werden und dürfen nicht einem (vermeintlichen) Zeitdruck geopfert werden. Nötigenfalls sollte ein Aufsichtsratsmitglied einen formellen Antrag auf Einholung von bzw Ergänzung der notwendigen Entscheidungsgrundlagen stellen. Nötigenfalls sollte – unter Angabe des Motives „keine ausreichende Information“ und Protokollvermerk – gegen das zustimmungspflichtige Geschäft gestimmt werden.

Besuch von Schulungen und Weiterbildungen

Aufsichtsratsmitglieder haben die Obliegenheit, sich über gesetzliche Neuerungen oder sonstige Veränderungen wie etwa bei den Bilanzierungsmethoden zu informieren. Dazu werden von diversen Veranstaltern Seminare abgehalten. Für Arbeitnehmervertreter veranstalten ÖGB und AK einschlägige Ifam Ausbildungen.

Abschluss einer Versicherung

Der ÖGB hat für Mitglieder, die als Arbeitnehmervertreter in einen Aufsichtsrat entsendet wurden, eine Gruppenhaftpflichtversicherung abgeschlossen. Die Versicherungssumme beträgt pro Schadensfall 200.000 €. Zur Erlangung des kostenlosen Versicherungsschutzes sollten Sie eine schriftliche Meldung an die jeweils zuständige Fachgewerkschaft bzw an das Referat für Betriebsarbeit im ÖGB (Tel.: +43 1 53444) machen. Die Formulare für den Versicherungsschutz stehen hier zum Download bereit.