Digitale Boardportale im Aufsichtsrat

Die Digitalisierung innerbetrieblicher Arbeitsprozesse wird derzeit in vielen Unternehmen vorangetrieben und macht auch vor der Tätigkeit der Aufsichtsrats nicht halt. Es gibt inzwischen eine Reihe von Anbietern die spezifische Softwarelösungen für die Arbeit des Aufsichtsrats entwickelt haben. Dabei handelt es sich zumeist um sogenannte digitale Boardportale“, die im Wesentlichen dem Aufsichtsrat und seinen Mitglieder einen geschützten digitalen Datenraum für eine sichere Kommunikation zur Verfügung stellen.

Digitale Boardportale in der Praxis

Führende Anbieter im deutschsprachigen Raum sind Unternehmen wie „Diligent“, „SAP“ oder „brainloop“. Informationen können auf diesen Portalen nur noch in Form von Daten ausgetauscht und zur Verfügung gestellt werden. Die Anwendungsmöglichkeiten solcher digitaler Boardlösungen gehen aber über die Zurverfügungstellung einer sicheren Kommunikationsplattform für den Aufsichtsrat hinaus. Sie dienen als zentrale Datenquelle für die wichtigsten Geschäftskennzahlen. Als zentraler Vorteil digitaler Boardlösungen wird das hohe Maß an Flexibilität bei gleichzeitig hoher Datensicherheit genannt. Da auch die Mitglieder von Aufsichtsräten zunehmend internationaler werden und das Aufsichtsratsmandat grundsätzlich als nebenberufliches konzipiert ist, wird die Möglichkeit, ortsungebunden jederzeit mittels Laptop, Tablet oder Smartphone auf aktuelle, ebenso wie auf archivierte Unterlagen, Berichte und sonstige Daten, unabhängig von ihrem Volumen, zugreife zu können, positiv hervorgehoben. Gleichzeitig eröffnet der digitale Datenraum ein hohes Maß an Kontrolle über die Daten und ihre Verwendung. Es lässt sich sicherstellen, dass nur Berechtigte Zugang zu Daten erhalten und auch ein Austausch von Daten nur in verschlüsselter Form und innerhalb des Datenraums unter den Berechtigten möglich ist. Mit anderen Worten: Digitale Boardlösungen gewährleisten ein hohes Maß an Vertraulichkeit.

Auswirkungen auf die Gremienarbeit

Auch wenn digitale Boardlösungen die Gremienarbeit des Aufsichtsrats zweifelsfrei erleichtern und vereinfachen, da weder der Zugang zu Informationen noch die Kommunikation untereinander eine physische Anwesenheit vor Ort voraussetzen, so kreieren sie doch auch gleichzeitig eine Abhängigkeit der einzelnen Mitglieder vom System. Nicht mehr das einzelne Mitglied bzw. der/die Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet, welche Informationen gesichtet, vervielfältigt, archiviert oder zur Besprechung an Dritte – seien es andere Aufsichtsratsmitglieder oder Externe – weitergeleitet werden dürfen, sondern das System bzw. die vergebene Zugangsberechtigung legt dies fest.

Damit kommt der Frage zentrale Bedeutung zu, wer Kontrolle über das System hat. Selbst wenn das digitale Boardportal vom Aufsichtsrat selbst administriert wird, stellt sich mit Blick auf das einzelne Aufsichtsratsmitglied die Frage, ob diese Abhängigkeit „vom System“ und die damit verbundene systemimmanente Kontrolle mit der rechtlichen Konzeption des Aufsichtsratsmandats vereinbar ist.

Blick auf Arbeitnehmervertreter:innen

Das gilt im Prinzip für die Kapital- und für die Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat gleichermaßen. Mit Blick auf die realen Verhältnisse ist sie allerdings für die gem. § 110 ArbVG in den Aufsichtsrat entsandten Arbeitnehmervertreter:innen besonders virulent, da hier die Auswirkungen in der Praxis ungleich stärker spürbar sind. Die mit der Verwendung digitaler Boardlösungen verbundenen Zugangsberechtigungen führen zwar einerseits zu einem Informationszuwachs der Arbeitnehmervertreter:innen. Sie erhalten nunmehr Zugang zu Informationen, die ihnen vormals mitunter verwehrt geblieben waren. Andererseits wird aber die Arbeit mit diesen Informationen dadurch erschwert, dass sie auf Grund systemimmanenter Schranken nicht mehr lokal abgelegt und mit Dritten, die keine Zugangsberechtigung zum virtuellen Datenraum haben, auch nicht geteilt werden können. Das bedeutet im Ergebnis, dass sich Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat nur noch sehr eingeschränkt mit Arbeiterkammer oder Gewerkschaft darüber beraten können, welche Konsequenzen eine bestimmte Information für die Arbeitnehmer:innen im Unternehmen hat.

Informationen im digitalen Datenraum

In diesem Video wird erklärt, wie Informationen im digitalen Datenraum zur Verfügung gestellten werden müssen, damit die Geschäftsführung ihrer Berichterstattung korrekt nachkommt.

Rechtliche Anforderungen

Der Aufsichtsrat kann seine Überwachungs- und Kontrollaufgabe nur dann erfüllen, wenn er Zugang zu allen erforderlichen Informationen hat. Daraus lässt sich in einem ersten Schritt schlussfolgern, dass ein Vorenthalten notwendiger Informationen der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung entgegensteht und damit als unzulässig zu qualifizieren ist. An diesem Maßstab ist somit auch die Rechtmäßigkeit digitaler Boardportale zur Organisation der Gremienarbeit im Aufsichtsrat zu messen. Der wesentliche Unterschied zur herkömmlichen Gremienarbeit besteht bei der Verwendung eines digitalen Datenraums freilich weniger darin, welche und wie viele Informationen zur Verfügung gestellt werden, sondern primär in welcher Form diese verfügbar gemacht und für den Aufsichtsrat aufbereitet werden. Im digitalen Datenraum sind alle Informationen nur noch als Daten verfügbar. Auch die Art und Weise, wie der Aufsichtsrat bzw. das einzelne Mitglied, zu den maßgeblichen Informationen kommt, verändert sich durch die Verwendung eines digitalen Datenraums. Da alle Daten im geschützten Datenraum frei zugänglich sind, liegt es primär am Aufsichtsratsmitglied selbst, zu entscheiden, welche Daten abgerufen und eingesehen werden.

Strukturierung der Daten

Das bloße Ablegen von Datensätzen in einem digitalen Datenraum oder das Einspielen von Daten über Schnittstellen, ohne dass die Daten strukturiert dargestellt, zueinander in Beziehung gestellt und erläutert werden, erfüllt allerdings nicht die Vorgaben des AktG zur Berichtspflicht des Vorstandes. Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrats selbst eine Struktur in die Daten und eine Beziehung zwischen den einzelnen Informationen herzustellen, sondern jene des Vorstandes. Aus den Regelungen des AktG ergibt sich ferner, dass der Vorstand seinen gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommt, wenn er Berichte als digitale Dokumente – selbst wenn diese elektronisch qualifiziert signiert und eigenhändig unterfertigt wurden – in einem digitalen Datenraum bloß ablegt und die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder ausschließlich die Berechtigung haben, diese zu lesen, ohne den Bericht auch auf einem lokalen Speichermedium sichern oder ausdrucken zu können. Der Grund dafür ist, dass der Gesetzgeber offenkundig anerkennt, dass Aufsichtsratsmitglieder ein Bedürfnis nach externer Beratung haben können. Gerade die Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat dürfen externe Beratung insbesondere durch Arbeiterkammer und Gewerkschaft in Anspruch nehmen, um eine hinreichende Wahrung der Arbeitnehmer:inneninteressen im Aufsichtsrat sicherzustellen.

Lokales Speichern und Druckmöglichkeit

Letzteres ist ohne die Möglichkeit, Berichtsinhalte mit Dritten zu teilen, nicht denkbar. Das setzt wiederum voraus, dass Berichtsinhalte nicht bloß eingesehen, sondern zumindest lokal abgespeichert und ausgedruckt werden können. Boardportale, die diese Möglichkeit nicht vorsehen, entsprechen nicht den gesetzlichen Vorgaben. Dem lässt sich auch nicht entgegenhalten, dass auf diese Weise unternehmensinterne, vertrauliche Informationen ungehindert nach außen sickern könnten, was zweifelsfrei dem Willen des Gesetzgebers widersprechen würde. Denn auch für die externe Beratung der Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat durch Arbeiterkammer oder Gewerkschaft muss gelten, dass diese nur dann in Anspruch genommen werden darf, wenn auch die beratende Interessenvertretung ihrerseits zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.