Fit & Proper Rundschreiben 2018

Aufsichtsräte, Geschäftsleiter und Inhaber von Schlüsselfunktionen von Kreditinstituten müssen nach dem österreichischen Bankwesengesetz (BWG) fit (fachlich geeignet) und proper (persönlich zuverlässig) sein.

Bereits seit dem 22. Mai 2013 ist gemäß den Leitlinien der Europäischen Banken­auf­sichts­be­hörde (EBA) eine institutsinterne Prüfung des Vorliegens dieser Vor­aus­setz­ung­en vorzunehmen. Für Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat ist der Betriebsrat für die Eignungs­be­ur­teil­ung und die Bestätigung der Fitness & Propriety zuständig.

Ab Juni 2018 gelten neue EBA-Leitlinien

Ab dem 30. Juni 2018 sind die aktualisierten Leitlinien zur Eignungsbeurteilung der European Banking Authority (EBA), die eine Stärkung der Fit & Proper Anforderungen zum Ziel haben, von den Instituten anzuwenden. Für die individuelle Eignungsbeurteilung von Aufsichtsräten, Ge­schäfts­leit­ern und Inhabern von Schlüsselfunktionen ist – neben den fachlichen Anforderungen – nun auch ein sogenanntes „Soft Skill Set“ für die Beurteilung der Fähigkeiten der KandidatInnen zu verwenden, das u.a. folgende Kriterien demonstrativ auflistet: Authentizität, Rhetorik, Ent­schluss­freudig­keit, Kommunikation, Urteilsvermögen, Kunden und Qualitätsorientierung, Führ­ungs­stil, Loyalität, Externe Awareness, Verhandlungsgeschick, Überzeugungskraft, Teamwork, strategischer Scharfsinn, Stressresistenz, Verantwortungsbewusstsein und Sitzungsführung.

Unvoreingenommenheit und Kollektive Eignung

Besonders hervorzuheben ist das neue Kriterium der Unvoreingenommenheit, welches als innere Ge­sinnung zu verstehen ist, und von der EBA als die Courage und die Fähigkeit definiert wird, Ent­scheid­ung­en anderer zu challengen, Fragen zu stellen und sich Gruppendenken widersetzen zu können. Alle äußeren Umstände, die die Unvoreingenommenheit beeinträchtigen können, sind zu­sätz­lich mittels einer Policy für das Identifizieren, Managen und Kontrollieren von Inter­essen­kon­flikt­en zu steuern. Neben der individuellen Eignung jedes einzelnen Mitglieds ist auch die kollektive Eignung von Gremien (Aufsichtsrat bzw. Geschäftsleitung) sicherzustellen. Die kollektive Eignung des Aufsichtsrats sowie der Geschäftsleitung soll nun in den bankinternen Fit & Proper Pro­zessen mittels einer umfassenden Eignungsmatrix (siehe dazu Artikel von Gagawczuk/Wieser) in Form einer Gap-Analyse hinsichtlich des Ist-Bilds zum Ziel-Bild erfolgen. Dabei soll auch durch den Aufsichtsrat bzw. den Nominierungsausschuss eine Stärken-Schwächen-Analyse jedes Gremiums vorgenommen werden und allfällig identifizierte Lücken in die Nachfolgeplanung und die Festlegung eines Schulungsprogramms einfließen.

Policy zu Interessenkonflikten, Training und Diversity

Eines der umstrittensten Themen war die Forderung der EBA nach unabhängigen Auf­sichts­rats­mit­glied­ern ohne Verbindungen zum Institut, zu den Eigentümern oder der Gruppe, dem das Institut angehört. Unabhängige Mitglieder spielen eine wichtige Rolle in Bezug auf die Wahrung der Interessen aller Stakeholder und von Minderheitsaktionären, die Beseitigung von Dominanz in der Entscheidungsfindung durch eine kleine Gruppe sowie das Steuern von Inter­essen­kon­flikt­en. Weitere Policies die es zu erstellen gilt, sind neben der Interessenkonfliktepolicy auch eine Training Policy sowie eine Diversity Policy. Mithilfe der Diversitätsvorgaben in Bezug auf Aus­ge­wogen­heit von Alter, Erfahrung, Beruf, Geschlecht und kultureller Herkunft soll eine heterogene Zu­sammen­setz­ung der Gremien, ergebnisoffene kritische Diskussionen und damit eine Ver­besser­ung der Arbeitsweisen erreicht werden. Um einen diversen Kandidat:innenpool im Sinne einer Nachfolgeplanung für die Geschäftsleitungen zu schaffen, soll die Diversity Policy zukünftig nicht nur für das Leitungsorgan, sondern für alle MitarbeiterInnen implementiert werden. In diesem Zusammenhang streichen die EBA Leitlinien die Vertretung von Arbeitnehmer:innen im Auf­sichts­rat als positiven Beitrag für die Diversität hervor.

Zur Unabhängigkeit der Aufsichtsräte

Zur Umsetzung der neuen EBA Fit & Proper Leitlinien, vor allem im Bereich der Unabhängigkeit der Aufsichtsräte, wurde am 14. Juni 2018 im Bundesgesetzblatt eine BWG-Novelle veröffentlicht. Die Anforderungen zur Unabhängigkeit im Aufsichtsrat und die diesbezüglichen Kriterien sind ab 1. Jänner 2019 in § 28a Abs 5a und 5b BWG gesetzlich normiert. Demnach benötigen Kredit­in­sti­tute von erheblicher Bedeutung (im Wesentlichen sind das solche mit einer Bilanzsumme größer 5 Mrd. Euro) oder kapitalmarktorientierte Institute mindestens zwei unabhängige Mitglieder im Auf­sichts­rat. Alle anderen Institute benötigen mindestens ein unabhängiges Mitglied. Eine Aus­nahme­be­stimmung besteht für (Immobilien-) Kapitalanlagegesellschaften, Betriebliche Vor­sorge­kassen und Kreditinstitute, deren Anteile zu 100 % im Eigentum eines anderen österreichischen Kredit­instituts stehen (wenn diese nicht wiederum selbst von erheblicher Bedeutung oder kapital­markt­orientiert sind).

Wie wird Unabhängigkeit definiert?

Im Wesentlichen werden unter unabhängigen Personen solche ohne aktuelle oder vergangene (ge­schäft­liche) Verbindung zum Institut und den kontrollierenden Eigentümer bzw. ohne Funktion inner­halb derselben Gruppe verstanden. Ein Aufsichtsratsmitglied, das bereits durchgehend seit 12 Jahren in der Geschäftsleitung oder im Aufsichtsrat tätig ist, gilt nicht mehr als unabhängig. Das Unabhängigkeitskriterium ist nur für Kapitalvertreter:innen zu erfüllen, auf die Anzahl der un­ab­häng­ig­en Aufsichtsratsmitglieder im Plenum sind Arbeitnehmervertreter:innen nicht an­zu­rech­nen. Weitere Neuerungen im BWG betreffen den Risikoausschuss systemrelevanter Banken, in dem die Mehrheit (darunter auch der Vorsitzende des Ausschusses) aus unabhängigen Mit­glied­ern bestehen muss, wobei gemäß den Erläuternden Bemerkungen bei einer geraden Anzahl an Mit­glied­ern auch die Hälfte ausreichend ist. Überdies können auch Arbeitnehmer­vertreter:innen für den Risikoausschuss als unabhängig gelten. Die erforderliche Anzahl unabhängiger Mitglieder ist laut einer Übergangsbestimmung ab 1. Juli 2019 zu erfüllen, wenn sich die Zusammensetzung des Aufsichtsrats seit der Kundmachung des Gesetzes (14. Juni 2018) nicht geändert hat. Diese Über­gangs­regel soll den Instituten ermöglichen, die erforderliche personelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats in den Hauptversammlungen im ersten Halbjahr 2019 herstellen zu können.

Fit & Proper Rundschreiben 2018

Zur Anpassung des FMA-Fit & Proper Rundschreibens an die neuen Vorgaben der EBA und der BWG-Novelle hat die FMA am 30. August 2018 eine aktualisierte Version ihres Fit & Proper Rund­schreib­ens veröffentlicht. Dieses enthält u.a. wesentliche Auslegungen zu den Un­ab­häng­ig­keits­kriterien sowie eine Aktualisierung der Liste der aufsichtlich erwarteten Wissensgebieten (Ge­setze, Verordnungen, Rundschreiben, Leitlinien, etc.) für Aufsichtsräte, Geschäftsleiter und In­haber von Schlüsselfunktionen. Die Anforderungen an die persönliche und fachliche Eignung, er­forder­liche Erfahrung und zeitliche Verfügbarkeit von Aufsichtsratsmitgliedern richten sich nach dem FMA Rundschreiben – wie auch schon laut der ursprünglichen Fassung des Rundschreibens – weiter­hin auch an Arbeitnehmervertreter:innen; diese sind in diesem Fall aber im Lichte des ArbVG zu beurteilen. Der Betriebsrat hat im Zuge der Bestätigung der individuellen Fitness & Propriety von Arbeitnehmervertreter:innen keine kollektive Eignungsbeurteilung vorzunehmen, der Beitrag der Arbeitnehmervertreter:innen kann jedoch bei der kollektiven Eignung des Auf­sichts­rats berücksichtigt werden. Weiters sind Arbeitnehmervertreter:innen angehalten, das ent­sprech­ende Fachwissen im Laufe ihrer Tätigkeit durch Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zu ver­tiefen. Die Fort- und Weiterbildung hat nach dem Grundsatz der Proportionalität und unter Be­rück­sicht­ig­ung der individuellen (bereits vorhandenen) Kenntnisse zu erfolgen. Die verstärkten An­forder­ung­en der EBA Leitlinien, insbesondere die Abfrage und Überprüfung der Soft Skills so­wie die Analyse der kollektiven Eignung mithilfe der Eignungsmatrix im Rahmen der bankinternen Fit & Proper Prozesse wird eine Adaptierung der Fit & Proper Prozesse und Policy erforderlich machen.