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Berichtspflichten und Einsichtsrechte

Die wichtigsten Instrumente für den Aufsichtsrat um zu Informationen zu kommen sind Berichtspflichten sowie Einsichts- und Prüfrechte. 

Jahresbericht, Quartalsbericht, Sonderberichte

Bei den Berichtspflichten ist zu unterscheiden zwischen Berichten, die die Geschäftsführung (Vorstand,  Geschäfts­führer) von sich aus unaufgefordert vorzulegen hat und solchen, die nur auf Verlangen erfolgen müssen.

Zu ersteren zählen der Jahresbericht über grundsätzliche Fragen der künftigen Geschäftspolitik des Unternehmens sowie die künftige Entwicklung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage anhand einer Vorschaurechnung und der Quartalsbericht über den Gang der Geschäfte und die Lage des Unternehmens im Vergleich zur Vorschaurechnung unter Berücksichtigung der künftigen Entwicklung. Darüber hinaus ist bei Umständen, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sind (zB Insolvenz eines wichtigen Schuldners) dem AR unverzüglich zu berichten (Sonderbericht). Bei wichtigem Anlass (zB Änderung der Marktsituation durch Fusion von zwei Konkurrenzunternehmen) ist vorgesehen, dass dem Vorsitzenden des AR unverzüglich zu berichten ist. Dieser hat dann soweit und so rasch wie erforderlich die übrigen AR-Mitglieder zu informieren.

Anforderungsbericht

Neben diesen Berichten, die die Geschäftsführung von sich aus vorzulegen hat, kann der AR vom Vorstand einen Bericht bzw eine Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich ihrer Beziehungen zu einem Konzern­unternehmen anfordern. Der AR soll so die Möglichkeit haben jene Informationen verlangen zu können die er zur Erfüllung seiner Überwachungstätigkeit für erforderlich hält. Auch ein einzelnes AR-Mitglied kann einen derartigen Bericht bzw eine derartige Auskunft verlangen. Nur wenn in diesem Fall die Geschäftsführung die Berichterstattung ablehnt, dann ist die Unterstützung zumindest eines weiteren AR-Mitglieds erforderlich. In jedem Fall hat die Berichterstattung durch die Geschäftsführung aber an den Gesamt-AR und nicht bloß an einzelne Mitglieder zu erfolgen.

Einsichts- und Prüfrecht

Der AR hat auch die Möglichkeit die Vorgänge der Gesellschaft durch Einsicht in schriftliche Unterlagen oder durch eigenständige Recherchen zu überprüfen. Dies erfordert aber einen Beschluss des AR, d.h. ein Minderheiten­recht wie beim Anforderungsbericht gibt es hier nicht. Dies bedeutet aber andererseits nicht, dass die Durchführung des Einsichts-bzw Prüfrechts durch den AR in seiner Gesamtheit wahrgenommen werden muss. Es ist möglich und in der Praxis üblich die konkrete Durchführung einem oder mehreren AR-Mitgliedern oder einem Sachverständigen (zB Wirtschaftstreuhänder) zu übertragen.

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