Übergabe eines Unterlagenordners an eine andere Person

Berichtspflichten und Einsichtsrechte

Die wichtigsten Instrumente für den Aufsichtsrat um zu Informationen zu kommen sind Berichtspflichten sowie Einsichts- und Prüfrechte.

Jahresbericht, Quartalsbericht, Sonderberichte

Bei den Berichtspflichten ist zu unterscheiden zwischen Berichten, die die Geschäftsführung (Vorstand, Geschäftsführer) von sich aus unaufgefordert vorzulegen hat und solchen, die nur auf Verlangen erfolgen müssen.

Zu ersteren zählen der Jahresbericht über grundsätzliche Fragen der künftigen Geschäftspolitik des Unternehmens sowie die künftige Entwicklung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage anhand einer Vorschaurechnung und der Quartalsbericht über den Gang der Geschäfte und die Lage des Unternehmens im Vergleich zur Vorschaurechnung unter Berücksichtigung der künftigen Entwicklung.

Darüber hinaus ist bei Umständen, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sind (z.B. Insolvenz eines wichtigen Schuldners) dem Aufsichtsrat unverzüglich zu berichten (Sonderbericht).

Bei wichtigem Anlass (z.B. Änderung der Marktsituation durch Fusion von zwei Konkurrenzunternehmen) ist vorgesehen, dass dem Vorsitzenden des AR unverzüglich zu berichten ist. Dieser hat dann soweit und so rasch wie erforderlich die übrigen Aufsichtsratsmitglieder zu informieren.

Berichte im digitalen Datenraum

In letzter Zeit setzt man zunehmend "digitale Boardlösungen" für die zur Verfügungstellung von Aufsichtsratsunterlagen ein. Damit sind geschützte virtuelle Datenräume gemeint, um ortsungebunden jederzeit mittels Laptop oder Smartphone auf Aufsichtsratsdaten zugreifen zu können. Im folgenden Video wird erklärt, wie Informationen aufbereitet sein müssen, insbesondere im digitalen Datenraum, damit die Geschäftsführung ihrer Berichterstattung korrekt nachkommt.

Anforderungsbericht

Neben diesen Berichten, die die Geschäftsführung von sich aus vorzulegen hat, kann der Aufsichtsrat vom Vorstand einen Bericht bzw. eine Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich ihrer Beziehungen zu einem Konzernunternehmen anfordern. Der Aufsichtsrat soll so die Möglichkeit haben jene Informationen verlangen zu können die er zur Erfüllung seiner Überwachungstätigkeit für erforderlich hält. Auch ein einzelnes Aufsichtsratsmitglied kann einen derartigen Bericht bzw. eine derartige Auskunft verlangen. Nur wenn in diesem Fall die Geschäftsführung die Berichterstattung ablehnt, dann ist die Unterstützung zumindest eines weiteren Aufsichtsratsmitglieds erforderlich. In jedem Fall hat die Berichterstattung durch die Geschäftsführung aber an den Gesamtaufsichtsrat und nicht bloß an einzelne Mitglieder zu erfolgen.

Einsichts- und Prüfrecht

Der Aufsichtsrat hat auch die Möglichkeit die Vorgänge der Gesellschaft durch Einsicht in schriftliche Unterlagen oder durch eigenständige Recherchen zu überprüfen. Dies erfordert aber einen Beschluss des Aufsichtsrats, d.h. ein Minderheitenrecht wie beim Anforderungsbericht gibt es hier nicht. Dies bedeutet aber andererseits nicht, dass die Durchführung des Einsichts- bzw. Prüfrechts durch den Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit wahrgenommen werden muss. Es ist möglich und in der Praxis üblich die konkrete Durchführung einem oder mehreren Aufsichtsratsmitgliedern oder einem Sachverständigen (z.B. Wirtschaftstreuhänder) zu übertragen.