Wie können Sie als Mieter:in Ihre Betriebskosten-Abrechnungen überprüfen?

Als Mieter:in sind Sie Expert:in für das Haus, in dem Sie wohnen und können deshalb Ihre Betriebskosten-Abrechnung selbst am besten prüfen. Wir geben Ihnen eine Anleitung an die Hand, mit der Sie selbst die richtigen Fragen stellen und auf mögliche Fehler stoßen können.

Wie kommen Sie zu einer Betriebskosten-Abrechnung?

In der Regel bekommen Mieter:innen bis zum Juni eines jeden Jahres eine Betriebskosten-Abrechnung über das vorherige Kalenderjahr „gelegt“.

Dabei wird die Betriebskosten-Abrechnung entweder jedem Mieter und jeder Mieterin per Post oder E-Mail zugesendet (bei Genossenschaftswohnungen Pflicht!) oder nur im Haus (z.B. am „schwarzen Brett“, im Informationskasten der Hausverwaltung) aufgehängt.

Dass eine Betriebskosten-Abrechnung im Haus/Infokasten hängt, fällt nicht allen Bewohner:innen auf. Manche Mieter:innen erfahren meist erst durch eine monatliche Mietzins-Vorschreibung von einer Betriebskosten-Abrechnung. Nämlich dann, wenn das Ergebnis der Abrechnung (= Guthaben oder Nachzahlung) in einer nachfolgenden Mietzins-Vorschreibung verrechnet wird.

Spätestens dann sollten Sie sich um die Betriebskosten-Abrechnung kümmern und die Hausverwaltung um Übersendung einer Kopie ersuchen.

Uns wurde keine Betriebskostenabrechnung gelegt

Sie können unseren Musterbrief verwenden, wenn Sie sich deshalb an Ihre Hausverwaltung oder Ihre:n Vermieter:in wenden.

Telefonische erstberatung

Fragen rund um das Thema Wohnen beantwortet Ihnen gerne unsere Wohnrechtshotline telefonisch Montag bis Freitag zwischen 8 und 12 Uhr sowie am Dienstag zusätzlich zwischen 15 und 18 Uhr unter 01 501 65 1345.

Bei Fragen zu Wertsicherungsvereinbarungen halten Sie zur Klärung bitte Ihren Mietvertrag bereit und suchen Sie den entsprechenden Hinweis vorab heraus.

Was steht in der Betriebskosten-Abrechnung?

In der Abrechnung werden die tatsächlich angefallenen Betriebskosten-Ausgaben des Vorjahres für das ganze Haus aufgelistet.

Formal korrekt und wirklich aussagekräftig ist eine Abrechnung dann, wenn man folgendes erkennen kann: Was wurde Wann an Wen und Wofür bezahlt.

Welche Ausgaben das sein dürfen, bestimmt das Mietrechtsgesetz oder Ihr Mietvertrag.

Mehr dazu

Details dazu finden Sie in unserem Ratgeber zu Betriebskosten.

Ergebnis der Betriebskosten-Abrechnung

Die Summe der Haus-Betriebskosten des Vorjahres wird auf alle Mieter:innen aufgeteilt. Diese anteilige Kostenbelastung wird mit Ihren im Vorjahr bezahlten monatlichen Betriebskosten-Akonti gegenverrechnet.

Monatlich haben Sie ja im Vorjahr mit dem Mietzins bereits Zahlungen (Teilbeträge/Akontos) geleistet, die Ihnen vorgeschrieben wurden.

Diese Zahlungen werden mit den Ausgaben gegenverrechnet.

Haben Sie weniger bezahlt als die tatsächlich angefallenen Kosten, gibt es eine Nachzahlung; haben Sie mehr bezahlt, gibt es ein Guthaben.

Beispiel

Ihre monatliche Vorschreibung an Betriebskosten betrug im Vorjahr € 200,00. Damit haben Sie in 12 Monaten € 2.400,00 bezahlt. Die Abrechnung zeigt an, dass die auf Sie entfallenden gesamten Betriebskosten € 2.743,12 ausmachen; sie müssen eine Nachzahlung von € 343,12 leisten.

Ihr Anteil an den angefallenen Kosten

Sie zahlen Ihren Anteil an den Gesamtbetriebskosten des Hauses. Ihr Anteil sollte auf der Abrechnung ausgewiesen sein - jedenfalls spätestens auf der Mietzinsvorschreibung, mit der die Nachforderung/das Guthaben abgerechnet werden.

beispiel

Sie bewohnen eine 80 m² große Wohnung (Ihr Anteil), das gesamte Haus (alle Wohnungen und Geschäftsräume) hat insgesamt 1600 m² Gesamtnutzfläche (Gesamtanteile); Ihr Anteil an den Gesamtkosten beträgt 5% (80:1600x100). Betragen diese etwa für das gesamte Kalenderjahr 2024 insgesamt 36.800 € dann entfallen auf Ihre Wohnung 1.840 € an jährlichen Betriebskosten.

Abweichender Aufteilungsschlüssel

Es ist auch möglich, dass sich Ihr Anteil nicht nach m² errechnet, sondern nach sogenannten Nutzwerten. Fallweise kann es auch unterschiedliche Verteilungsschlüssel für die Verrechnung bestimmter Kosten geben, z.B.: am nachträglich eingebauten Aufzug beteiligen sich nicht alle Mieter:innen. Dies muss in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Wie prüft man eine Betriebskosten-Abrechnung?

Expert:innen dafür sind zuerst einmal die Mieter:innen selbst, denn sie wohnen ja im Haus; manchmal schon mehrere Jahre.

1. Jahresabrechnung der letzten Jahre vergleichen

Vergleichen Sie Ihre aktuelle Abrechnung über das Vorjahr mit der im letzten Jahr gelegten Abrechnung und beachten Sie folgende Fragen:

Sind Positionen markant angestiegen?
Tauchen neue Positionen auf, die in der letzten Abrechnung noch nicht vorhanden waren?

Hat sich etwas deutlich geändert, dann fragen Sie direkt bei Ihre Hausverwaltung nach, woraus sich die Änderung ergibt. Fragen Sie nach einer noch detaillierteren Abrechnung.

Markieren Sie Positionen, zu denen Sie nähere Informationen möchten oder die Ihnen überteuert erscheinen.

2. Prüfen Sie die Belege zu den verrechneten Betriebskosten

Sie haben das Recht zur Einsicht in die Belege der Hausverwaltung.

Sie können Einsicht in alle Rechnungen zu den Ihnen verrechneten Kosten nehmen, oder sich gezielt nur die Rechnungen ansehen, die Ihnen in der detaillierten Abrechnung aufgefallen sind.

Beispielsweise können Sie überprüfen, ob eine Rechnung tatsächlich Ihr Haus betrifft: Wurde die verrechnete Leistung tatsächlich für Ihr Haus erbracht?

Wann sind die Rechnungen fällig gewesen, die Ihnen verrechnet wurden? Das ist ausschlaggebend! Eine im Jahr 2024 fällig gewesene Versicherungsprämie, die im Jänner 2025 bezahlt wurde, darf den Mieter:innen nicht erst in der Abrechnung über das Jahr 2025 verrechnet werden.

Wo kann man die Belege prüfen?

Für gewöhnlich können Sie die Einsichtnahme im Büro der Hausverwaltung vornehmen. Wenn dies allerdings mit einer erheblichen Erschwernis verbunden ist (z.B. Wohnung in Wien, Hausverwaltung in Innsbruck) muss Ihnen die Hausverwaltung einen leichteren Zugang zur Belegprüfung ermöglichen.

Nehmen Sie Ihre Nachbarn und anderen Hausbewohner mit! Gehen Sie gemeinsam zur Hausverwaltung, denn viele Augen sehen mehr als nur zwei.

Immer mehr Hausverwaltungen bieten auch einen online-Zugang für die Prüfung der Belege an. Eventuell können Ihnen einzelne Rechnungen via E-Mail zugesendet werden. Fragen Sie bei Ihrer Hausverwaltung nach, welche Möglichkeiten es gibt.

warum ihre expertise hier grösser ist als die von beratungsstellen

Nur Sie und andere Bewohner des Hauses, die Vermieterseite und die Hausverwaltung kennen das Haus, in dem Sie wohnen. Gute Informationen, um die (mangelnde) Korrektheit einer Betriebskosten-Abrechnung beurteilen zu können, hat vornehmlich dieser Personenkreis.

Beratungsstellen für Mieter:innen können nur allgemeine, rechtliche Auskünfte geben und generelle Zusammenhänge erklären. Die konkreten Umstände in Ihrem Haus sind den Beratungsstellen nicht bekannt.

Wann ist eine Abrechnung rechtlich inhaltlich (nicht) korrekt?

Die Gesetze dazu sind leider nicht einheitlich! Man unterscheidet beim Mietrechtsgesetz (MRG)

Vollanwendung,
Teilanwendung und Vollausnahmen

Welche Betriebskosten dürfen verrechnet werden?

Wenn Ihr Mietverhältnis dem Mietrechtsgesetz (MRG) oder dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG = „Genossenschaftswohnungen“) unterliegt:

Das MRG lässt die Weiterverrechnung nur bestimmter im Gesetz ausdrücklich genannter Betriebskosten zu; z.B. Kosten für Wasser, Kanal, Müllabfuhr, Strom im Stiegenhaus, usw. Nähere Informationen finden Sie hier!

Es dürfen natürlich nur solche Kosten aus den gesetzlichen definierten Kostengruppen verrechnet werden, welche für das Haus/die Wohnhausanlage/Liegenschaft im betreffenden Kalenderjahr tatsächlich fällig geworden sind und tatsächlich auch bezahlt wurden.

Wenn das MRG überhaupt nicht oder nur teilweise anwendbar ist:

Hier ist entscheidend, welche Kostenpositionen in Ihrem Mietvertrag zur Weiterverrechnung als Betriebskosten wirksam vereinbart wurden.

Dabei sind die Vermieter:innen aber nicht frei. Sie dürfen den Mietvertrag nicht beliebig gestalten. Vereinbarungen zur Verrechnung von Reparaturkosten als „Betriebskosten“ sind in der Regel unwirksam. Ebenso sind Vereinbarungen unwirksam, die unklar sind.

Welche Abrechnungen neben einer Betriebskosten-Abrechnung noch übermittelt werden

Wenn Sie eine Abrechnung erhalten, überprüfen Sie, um welche Abrechnung es sich handelt. Neben der oben genannten Betriebskostenabrechnung gibt es auch andere Abrechnungen:

Hauptmietzinsabrechnung

Diese sollten Sie dann bekommen, wenn das MRG (Mietrechtsgesetz) anwendbar ist. Darin werden die Hauptmietzins-Einnahmen und verschiedene Ausgaben, die das Haus betreffen, angeführt. Hier finden Sie beispielsweise Reparaturrechnungen, die die Vermieter:innen selbst bezahlt haben. Diese Positionen dürfen Ihnen nicht als Betriebskosten weiterverrechnet werden.

Abrechnung über den EVB (= Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag)

Eine derartige Abrechnung bekommen Sie, wenn das WGG anwendbar ist; also wenn es sich um eine Genossenschaftswohnung handelt. Es werden verschiedene Einnahmen und Ausgaben, die das Haus betreffen, angeführt. Als Mieter:in einer Genossenschaftswohnung bezahlt man ja neben dem Entgelt und den Betriebskosten auch einen sogenannten Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB). Mit diesem Beitrag aller Mieter:innen werden Reparaturen/Investitionen am gesamten Haus finanziert - solche Reparaturkosten/Investitionen dürfen Ihnen daher nicht als Betriebskosten weiterverrechnet werden.

Bleiben trotz Belegeinsicht und Kontakt mit der Hausverwaltung noch konkrete Fragen offen?

Kontaktieren Sie die telefonische Wohnrechtsberatung der AK Wien oder wenden Sie sich an eine wohnrechtliche Beratungsstelle: Beratungsstellen | Arbeiterkammer Wien

Bei Ihrem Mietverhältnis ist das MRG anwendbar

Dann besteht die Möglichkeit ein Verfahren gegen die Vermieterseite zu führen und die Abrechnung bei der Schlichtungsstelle (kostenlos) oder in Städten, wo es keine Schlichtungsstelle gibt, kostenpflichtig bei Gericht prüfen zu lassen.

Aufforderung_an_VM_zur_BK-Abrechnung.docx

Antrag_auf_Legung_einer_BK_Abrechnung.docx

Betriebskosten | Arbeiterkammer Wien