Der Ver­walter beim Wohn­ungs­eigen­tum­

Allgemeines und Bestellung

Als Wohnungseigentümer:in sind Sie nicht nur zur Nutzung und Verfügung über Ihre Wohnung be­recht­igt. Sie sind auch Mit­eigen­tümer:in der gesamten Liegenschaft. Gemeinsam mit den anderen Eigentümer:innen bilden Sie die Eigen­tümer­ge­mein­schaft

Die Eigentümergemeinschaft wird in Angelegenheiten der Ver­waltung der Liegenschaft vom Ge­setz wie eine juristische Person (eine Art „Firma“) behandelt. Sie kann also Kauf­ver­träge abschließen, Handwerker:innen und ein Rein­ig­ungs­unter­nehm­en beauftragen etc. Die Eigen­tüm­er­ge­mein­schaft als juristische Person wird Vertragspartner:in dieser Verträge, nicht die einzelnen Wohn­ungs­eigen­tümer:innen.

Wenn die Eigentümergemeinschaft Verträge abschließt, dann geschieht das meist durch Vertreter:innen. Das dient der Ver­ein­fach­ung, weil so Vertragspartner:innen  fixe An­sprech­part­ner:innen haben. Auch Sie als Eigentümer:in müssen nicht über jeden noch so un­be­deut­end­en Kauf (denken Sie etwa an Glühbirnen, Sicher­­ung­en, Putzmittel) abstimmen müssen. 

Verwalter:innen können von den Eigentümer:innen mit einfacher Mehrheit (nach Anteilen berechnet) bestellt werden. Auch Wohnungseigentümer:innen können zu Verwalter:innen bestellt werden. Wird keine Mehrheit gefunden, dann kann jede:r Eigentümer:in die Bestellung eines Verwalters oder einer Ver­walt­erin bei Gericht beantragen. 

Ist keine Verwaltung bestellt, wird aber aufgrund eines berechtigten Interesses eine benötigt, dann können die Wohn­ungs­eigen­tümer:innen ­eine vorläufige Verwaltung über Antrag bei Ge­richt bestellen lassen. Die Bestellung kann auch auf Initiative von außenstehende Per­son­en (etwa Hand­werker:innen oder Baubehörde) erfolgen. Vor Gericht muss nur ein be­recht­igtes Inter­esse behauptet werden. 

Ist keine Verwaltung bestimmt, dann sind für die Eigen­tümer­ge­mein­schaft bestimmte Schreiben an jene:n Wohnungseigentümer:in zu richten, der oder die im Grundbuch erstgenannt ist. Diese Person hat daher ein be­sonder­es Interesse an der Bestellung eines Verwalters bzw. einer Ver­walt­erin.

Aufgaben und Stellung der Verwaltung

Verwalter:innen vertreten eine Eigentümergemeinschaft nach außen. Sie können daher etwa Verträge mit außenstehenden Per­son­en/ Firmen abschließen, aber beispielsweise auch säumige Wohn­ungs­eigen­tüm­er:innen im Namen der Eigen­tümer­ge­mein­schaft – diese ist ja rechtlich als eigene Per­son anzusehen – klagen. 

Zur Vertretung benötigen Verwalter:innen natürlich eine Voll­macht. Diese haben sie aufgrund des Ge­setz­es. Das Gesetz regelt auch den Umfang der Vollmacht. Sie erstreckt sich auf die Ver­­tret­­ung der Eigentümergemeinschaft in Angelegenheiten der Verwaltung der Liegenschaft. 

Vereinbarungen zwischen der Eigentümergemeinschaft und Verwaltung sind gegenüber Ver­trags­part­ner:innen unerheblich für die Vollmacht. Untersagt die Eigentümergemeinschaft einem Ver­walter etwa den Abschluss eines bestimmten Ver­trages, den dieser entgegen dem Willen der Eigentümer:innen trotzdem abschließt, dann ist der Vertrag rechtsgültig und die Eigen­­tümer­­ge­­mein­­schaft vertraglich gebunden. Die Eigen­tümer­ge­mein­schaft ist in so einem Fall zur Ein­halt­ung des Vertrages gezwungen, kann aber vom Verwalter Schaden­er­satz begehren. 

Verwalter:innen haben die Interessen aller Wohnungseigentümer:innen zu wahren. Sie müssen daher die Be­folg­ung von Weisungen der Mehrheit verweigern, wenn ansonsten Interessen der Eigen­tümer­ge­mein­schaft verletzt würden. 

Die Verwaltung verwaltet die Gelder der Eigen­tümer­ge­mein­schaft. Sie hebt die Zahlungen der Eigen­tümer:innen ein und verwendet diese für die anfallenden Aufwendungen. Nach dem Gesetz steht es ihr dabei frei, ob sie die Zahlungen auf einem Anderkonto ihres eigenen Verwalter-Kontos oder auf einem Eigen-Konto der Eigentümergemeinschaft anlegt. Die Zahl­ung­en sind aber jedenfalls verzinst anzulegen. Zu Problemen kann es bei Verwendung des Eigenkontos der Verwaltung kommen, wenn diese insolvent wird oder eine andere Ver­walt­ung bestellt werden soll. Es ist daher unbedingt die Ver­wend­ung eines Eigenkontos der Eigen­tümer­ge­mein­schaft anzuraten. Am besten ist es, wenn die Verwendung eines auf die Eigen­tümer­ge­mein­schaft lautenden Kontos bereits im Ver­walt­er­ver­trag vorgeschrieben wird. Möglich ist aber auch die nachträgliche Weisung durch eine Mehrheit der Wohn­ungs­eigen­tümer:innen. 

Die Verwaltung ist zur Legung einer Vorausschau verpflichtet. Dabei muss sie die Eigentümer:innen bis zum Ende einer Ab­rech­nungs­periode (gewöhnlich der 31.12.) über notwendige Er­halt­ungs­maß­nahm­en (soweit diese über die laufende In­stand­halt­ung hinausgehen), geplante Ver­besser­ung­en, erforderliche Beiträge zur Rücklage, sonstige vorhersehbare Auf­wend­ungen, insbesondere Bewirtschaftungskosten und sich daraus ergebende Vorauszahlungen in­formier­­en. Die Vor­aus­schau muss an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus aufgehängt und den einzelnen Wohnungseigentümer:innen übermittelt werden. 

Als Ergänzung zur Vorausschau hat die Verwaltung eine Jahres­ab­rech­nung zu legen. Details können Sie hier entnehmen. 

Die Verwaltung hat, sofern ihr die Mehrheit der Wohn­ungs­eigen­tümer:innen keinen gegenteiligen Auf­trag erteilt, für das Vor­handen­sein eines nicht mehr als 10 Jahre alten Energie­aus­weis­es für das gesamte Haus zu sorgen, der den Wohn­ungs­eigen­tümer:innen auf Anfrage auch in Kopie zur Verfügung zu stellen ist. 

Welche Informationen muss Ihnen die Verwaltung geben?

Das Gesetz verpflichtet den Verwalter bzw. die Verwalterin zur Erteilung von Auskunft über:

  • Inhalt des Verwaltungsvertrages und des vereinbarten Entgeltes
  • Das Stimmverhalten der einzelnen Miteigentümer bei Be­schlüss­en der Eigen­tümerge­mein­schaft
  • Adressen der Miteigentümer:innen zum Zweck der Be­schluss­fass­ung, sofern die einzelnen Mit­eigen­tümer:innen keine anderslautende Weisung erteilen

Daneben bestehen noch einige andere Informationspflichten, die sich aber nicht direkt aus dem Wortlaut des Gesetzes ergeben. 

Wen darf die Verwaltung mit der Durchführung von Ar­beit­en beauftragen?

Die Verwaltung ist zur Wahrung der Interessen der Eigen­tümer­ge­mein­schaft verpflichtet. Diese Ver­pflicht­ung umfasst auch die Einholung von zumindest drei Angeboten, wenn er die Durch­führ­ung größerer Verbesserungsarbeiten, oder über die laufende Instandhaltung hinausgehend­en Er­halt­ungs­ar­beit­en beabsichtigt. 

Wir empfehlen, dass Sie im Verwaltervertrag festhalten, dass Aufträge über einer gewissen Auf­trags­summe nur nach Ein­hol­ung mehrerer Angebote erteilt werden dürfen. Darüber hin­aus sollten Kostenvoranschläge nur unter Gewährleistung der Richtigkeit eingeholt werden. So sind Sie bei der End­ab­rech­nung der beauftragten Firmen vor unangenehmen Über­rasch­­ung­­en geschützt. 

Die Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen kann der Verwaltung auch während eines laufenden Ver­walt­er­ver­trag­es die Weis­ung zur Einholung mehrerer Angebote erteilen. 

Beabsichtigt die Verwaltung die Beauftragung einer Person, zu der er ein familiäres oder wirt­schaft­­lich­es Naheverhältnis hat, dann ist er gesetzlich zur Aufklärung der Wohn­ungs­eigen­tüm­er:innen über die Interessenkollision verpflichtet. 

Was tun, wenn die Verwaltung ihre Pflichten nicht erfüllt?

Die Kündigung des Verwaltervertrages kann von der Mehr­heit der Wohn­ungs­eigen­tüm­er:innen beschlossen werden. Zu unterscheiden ist zwischen der ordentlichen Kündigung, die an Fristen und Termine geknüpft ist, sowie der außerordentlichen (sofort wirksamen) Kün­dig­ung, die auf einen wichtigen Kündigungsgrund abstellt. 

Die ordentliche Kündigung kann ohne Angabe von Gründen erfolgen. Wurde die Verwaltung auf unbestimmte Zeit bestellt (unbefristeter Vertrag) ist eine Kündigungsfrist von drei Monaten einzuhalten sowie der Kündigungstermin zum Ende einer Abrechnungsperiode (in der Regel also der 31.12.).

Befristete Verträge mit einer Laufzeit von mehr als 3 Jahren können erst nach Ablauf von drei Jahren unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ende einer Ab­rech­nungs­periode (in der Regel also der 31.12.) gekündigt werden; somit zum Ende des vierten Jahres. 

Bei der außerordentlichen Kündigung wird der Vertrag mit sofortiger Wirkung beendet. Vor­aus­setz­ung dafür ist aber ein wichtiger Grund, der den Wohnungseigentümern die Fort­setz­ung des Verwaltungsvertrages unzumutbar macht.

Folgende Gründe berechtigen etwa zur außerordentlichen Kündigung:

  • Verhinderung des/der Verwalter:in
  • Verlegung des Verwalterbüros an einen entfernten Ort
  • Strafrechtliche Verurteilung des/der Verwalter:in
  • Vernachlässigung der Verwalterpflichten 

Eine außerordentliche Auflösung des Ver­walt­ungs­ver­trag­es kann auch durch das Ge­richt erfolgen. An­trags­be­recht­igt sind alle Wohnungseigentümer:innen. Im An­trag müssen Antragsteller:innen wichtige Gründe anführen, die ge­wichtige Bedenken betreffend die Treue und Inter­essen­wahr­ungs­pflicht der Verwaltung aufkommen lassen. 

Bei groben Pflichtverletzungen kann die Eigen­tümer­ge­mein­schaft darüber hinaus im Ge­richts­weg das Verwalterhonorar her­ab­setzen lassen. Die Minderung des Honoraranspruches orientiert sich an der Minderung des Nutzens der Ver­walt­ungs­tätig­keit. 

Neben den dargestellten Möglichkeiten des Wohn­ungs­eigen­tums­ge­setz­es besteht auch die Mög­lich­keit einer Schaden­er­satz­klage der Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter bzw. die Verwalterin. Diese:r haftet der Eigentümergemeinschaft in der Regel als Sach­ver­ständige:r bei der Be­sorg­ung der übertragenen Ge­schäfte entsprechend seiner bzw. ihrer besonderen Sach- und Rechts­kennt­­nisse für entstandene Schäden.

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