Der Verwalter beim Wohnungseigentum

Allgemeines und Bestellung

Als Wohnungseigentümer:in sind Sie nicht nur zur Nutzung und Verfügung über Ihre Wohnung berechtigt. Sie sind auch Miteigentümer:in der gesamten Liegenschaft. Gemeinsam mit den anderen Eigentümer:innen bilden Sie die Eigentümergemeinschaft.

Die Eigentümergemeinschaft wird in Angelegenheiten der Verwaltung der Liegenschaft vom Gesetz wie eine juristische Person (eine Art „Firma“) behandelt. Sie kann also Kaufverträge abschließen, Handwerker:innen und ein Reinigungsunternehmen beauftragen etc. Die Eigentümergemeinschaft als juristische Person wird Vertragspartner:in dieser Verträge, nicht die einzelnen Wohnungseigentümer:innen.

Wenn die Eigentümergemeinschaft Verträge abschließt, dann geschieht das meist durch Vertreter:innen. Das dient der Vereinfachung, weil so Vertragspartner:innen fixe Ansprechpartner:innen haben. Auch Sie als Eigentümer:in müssen nicht über jeden noch so unbedeutenden Kauf (denken Sie etwa an Glühbirnen, Sicherungen, Putzmittel) abstimmen müssen.

Verwalter:innen können von den Eigentümer:innen mit einfacher Mehrheit (nach Anteilen berechnet) bestellt werden. Auch Wohnungseigentümer:innen können zu Verwalter:innen bestellt werden. Wird keine Mehrheit gefunden, dann kann jede:r Eigentümer:in die Bestellung eines Verwalters oder einer Verwalterin bei Gericht beantragen.

Ist keine Verwaltung bestellt, wird aber aufgrund eines berechtigten Interesses eine benötigt, dann können die Wohnungseigentümer:innen eine vorläufige Verwaltung über Antrag bei Gericht bestellen lassen. Die Bestellung kann auch auf Initiative von außenstehende Personen (etwa Handwerker:innen oder Baubehörde) erfolgen. Vor Gericht muss nur ein berechtigtes Interesse behauptet werden.

Ist keine Verwaltung bestimmt, dann sind für die Eigentümergemeinschaft bestimmte Schreiben an jene:n Wohnungseigentümer:in zu richten, der oder die im Grundbuch erstgenannt ist. Diese Person hat daher ein besonderes Interesse an der Bestellung eines Verwalters bzw. einer Verwalterin.

Aufgaben und Stellung der Verwaltung

Verwalter:innen vertreten eine Eigentümergemeinschaft nach außen. Sie können daher etwa Verträge mit außenstehenden Personen/ Firmen abschließen, aber beispielsweise auch säumige Wohnungseigentümer:innen im Namen der Eigentümergemeinschaft – diese ist ja rechtlich als eigene Person anzusehen – klagen.

Zur Vertretung benötigen Verwalter:innen natürlich eine Vollmacht. Diese haben sie aufgrund des Gesetzes. Das Gesetz regelt auch den Umfang der Vollmacht. Sie erstreckt sich auf die Vertretung der Eigentümergemeinschaft in Angelegenheiten der Verwaltung der Liegenschaft.

Vereinbarungen zwischen der Eigentümergemeinschaft und Verwaltung sind gegenüber Vertragspartner:innen unerheblich für die Vollmacht. Untersagt die Eigentümergemeinschaft einem Verwalter etwa den Abschluss eines bestimmten Vertrages, den dieser entgegen dem Willen der Eigentümer:innen trotzdem abschließt, dann ist der Vertrag rechtsgültig und die Eigentümergemeinschaft vertraglich gebunden. Die Eigentümergemeinschaft ist in so einem Fall zur Einhaltung des Vertrages gezwungen, kann aber vom Verwalter Schadenersatz begehren.

Verwalter:innen haben die Interessen aller Wohnungseigentümer:innen zu wahren. Sie müssen daher die Befolgung von Weisungen der Mehrheit verweigern, wenn ansonsten Interessen der Eigentümergemeinschaft verletzt würden.

Die Verwaltung verwaltet die Gelder der Eigentümergemeinschaft. Sie hebt die Zahlungen der Eigentümer:innen ein und verwendet diese für die anfallenden Aufwendungen. Nach dem Gesetz steht es ihr dabei frei, ob sie die Zahlungen auf einem Anderkonto ihres eigenen Verwalter-Kontos oder auf einem Eigen-Konto der Eigentümergemeinschaft anlegt. Die Zahlungen sind aber jedenfalls verzinst anzulegen. Zu Problemen kann es bei Verwendung des Eigenkontos der Verwaltung kommen, wenn diese insolvent wird oder eine andere Verwaltung bestellt werden soll. Es ist daher unbedingt die Verwendung eines Eigenkontos der Eigentümergemeinschaft anzuraten. Am besten ist es, wenn die Verwendung eines auf die Eigentümergemeinschaft lautenden Kontos bereits im Verwaltervertrag vorgeschrieben wird. Möglich ist aber auch die nachträgliche Weisung durch eine Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen.

Die Verwaltung ist zur Legung einer Vorausschau verpflichtet. Dabei muss sie die Eigentümer:innen bis zum Ende einer Abrechnungsperiode (gewöhnlich der 31.12.) über notwendige Erhaltungsmaßnahmen (soweit diese über die laufende Instandhaltung hinausgehen), geplante Verbesserungen, erforderliche Beiträge zur Rücklage, sonstige vorhersehbare Aufwendungen, insbesondere Bewirtschaftungskosten und sich daraus ergebende Vorauszahlungen informieren. Die Vorausschau muss an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus aufgehängt und den einzelnen Wohnungseigentümer:innen übermittelt werden.

Als Ergänzung zur Vorausschau hat die Verwaltung eine Jahresabrechnung zu legen. Details können Sie hier entnehmen.

Die Verwaltung hat, sofern ihr die Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen keinen gegenteiligen Auftrag erteilt, für das Vorhandensein eines nicht mehr als 10 Jahre alten Energieausweises für das gesamte Haus zu sorgen, der den Wohnungseigentümer:innen auf Anfrage auch in Kopie zur Verfügung zu stellen ist.

Welche Informationen muss Ihnen die Verwaltung geben?

Das Gesetz verpflichtet den Verwalter bzw. die Verwalterin zur Erteilung von Auskunft über:

Inhalt des Verwaltungsvertrages und des vereinbarten Entgeltes
Das Stimmverhalten der einzelnen Miteigentümer bei Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
Adressen der Miteigentümer:innen zum Zweck der Beschlussfassung, sofern die einzelnen Miteigentümer:innen keine anderslautende Weisung erteilen

Daneben bestehen noch einige andere Informationspflichten, die sich aber nicht direkt aus dem Wortlaut des Gesetzes ergeben.

Wen darf die Verwaltung mit der Durchführung von Arbeiten beauftragen?

Die Verwaltung ist zur Wahrung der Interessen der Eigentümergemeinschaft verpflichtet. Diese Verpflichtung umfasst auch die Einholung von zumindest drei Angeboten, wenn er die Durchführung größerer Verbesserungsarbeiten, oder über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten beabsichtigt.

Wir empfehlen, dass Sie im Verwaltervertrag festhalten, dass Aufträge über einer gewissen Auftragssumme nur nach Einholung mehrerer Angebote erteilt werden dürfen. Darüber hinaus sollten Kostenvoranschläge nur unter Gewährleistung der Richtigkeit eingeholt werden. So sind Sie bei der Endabrechnung der beauftragten Firmen vor unangenehmen Überraschungen geschützt.

Die Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen kann der Verwaltung auch während eines laufenden Verwaltervertrages die Weisung zur Einholung mehrerer Angebote erteilen.

Beabsichtigt die Verwaltung die Beauftragung einer Person, zu der er ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis hat, dann ist er gesetzlich zur Aufklärung der Wohnungseigentümer:innen über die Interessenkollision verpflichtet.

Was tun, wenn die Verwaltung ihre Pflichten nicht erfüllt?

Die Kündigung des Verwaltervertrages kann von der Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen beschlossen werden. Zu unterscheiden ist zwischen der ordentlichen Kündigung, die an Fristen und Termine geknüpft ist, sowie der außerordentlichen (sofort wirksamen) Kündigung, die auf einen wichtigen Kündigungsgrund abstellt.

Die ordentliche Kündigung kann ohne Angabe von Gründen erfolgen. Wurde die Verwaltung auf unbestimmte Zeit bestellt (unbefristeter Vertrag) ist eine Kündigungsfrist von drei Monaten einzuhalten sowie der Kündigungstermin zum Ende einer Abrechnungsperiode (in der Regel also der 31.12.).

Befristete Verträge mit einer Laufzeit von mehr als 3 Jahren können erst nach Ablauf von drei Jahren unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ende einer Abrechnungsperiode (in der Regel also der 31.12.) gekündigt werden; somit zum Ende des vierten Jahres.

Bei der außerordentlichen Kündigung wird der Vertrag mit sofortiger Wirkung beendet. Voraussetzung dafür ist aber ein wichtiger Grund, der den Wohnungseigentümern die Fortsetzung des Verwaltungsvertrages unzumutbar macht.

Folgende Gründe berechtigen etwa zur außerordentlichen Kündigung:

Verhinderung des/der Verwalter:in
Verlegung des Verwalterbüros an einen entfernten Ort
Strafrechtliche Verurteilung des/der Verwalter:in
Vernachlässigung der Verwalterpflichten

Eine außerordentliche Auflösung des Verwaltungsvertrages kann auch durch das Gericht erfolgen. Antragsberechtigt sind alle Wohnungseigentümer:innen. Im Antrag müssen Antragsteller:innen wichtige Gründe anführen, die gewichtige Bedenken betreffend die Treue und Interessenwahrungspflicht der Verwaltung aufkommen lassen.

Bei groben Pflichtverletzungen kann die Eigentümergemeinschaft darüber hinaus im Gerichtsweg das Verwalterhonorar herabsetzen lassen. Die Minderung des Honoraranspruches orientiert sich an der Minderung des Nutzens der Verwaltungstätigkeit.

Neben den dargestellten Möglichkeiten des Wohnungseigentumsgesetzes besteht auch die Möglichkeit einer Schadenersatzklage der Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter bzw. die Verwalterin. Diese:r haftet der Eigentümergemeinschaft in der Regel als Sachverständige:r bei der Besorgung der übertragenen Geschäfte entsprechend seiner bzw. ihrer besonderen Sach- und Rechtskenntnisse für entstandene Schäden.