Ge­winn-Er­mittl­ung

Wenn Sie ausschließlich Einkünfte aus einem freien Dienstvertrag oder aus einem Werkvertrag haben, müssen Sie erst dann Einkommenssteuer zahlen, wenn Ihr Jahresgewinn insgesamt mehr als 13.308 Euro (Wert 2025; 2024: 12.816 Euro) beträgt. Steuerpflichtig ist nur der Gewinn, also die Differ­enz zwischen Betriebseinnahmen und Be­triebs­aus­gaben.

Der Gewinn wird mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung errechnet, die der Ein­kommen­steuer­er­klär­ung beizulegen ist (Formular E 1a oder E 1a-K).

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Als Betriebseinnahmen gelten:

• Honorare (vor Abzug der von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge und ohne Umsatzsteuer)
• Kostenersätze, die Sie von dem:der Auftraggeber:in bzw. dem Auftraggeber erhalten
• bei freien Dienstverträgen: Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die der:die Auftraggeber:in zahlt

Erhalten Sie von dem:der Auftraggeber:in Kosten für eine Dienstreise ersetzt, z.B. Einzelfahrscheine für Öffis, Kilometergelder, Taggelder oder Hotelrechnungen, zählen diese Reisekosten nicht zu den Einnahmen.

Bei den Betriebsausgaben ist zwischen den tatsächlichen Betriebsausgaben, die mit einer voll­ständig­en Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geltend gemacht werden, und den pauschalen Be­triebs­aus­gaben zu unterscheiden.

Tatsächliche Betriebsausgaben

Im Rahmen der Vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden dem Finanzamt neben den Einnahmen auch die tatsächlichen Betriebsausgaben mitgeteilt. Es werden also jene Be­triebs­aus­gab­en steuermindernd geltend gemacht, die mit Belegen nachweisbar sind. Als Be­triebs­aus­gaben gelten zum Beispiel:

• die Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge, egal, ob sie von Ihnen direkt an die Österreichische Gesundheitskasse bezahlt oder von dem:der Auftraggeber:in einbehalten wurden.
• bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die der:die Auftraggeber:in bezahlt hat
• Fahrtkosten, Tages- oder Nächtigungsgelder für Dienstreisen
• 50 % der Kosten einer Wochen-, Monats-, oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel
• Arbeitsmittel, z.B Computer, Internet, Werkzeuge 
• Weitergegebene Honorare
• Arbeitsplatzpauschale
• Ausbildungs-, Fortbildungs- oder Umschulungskosten

Arbeitsplatzpauschale

Wenn Sie die Tätigkeit aus dem freien Dienstvertrag oder dem Werkvertrag von der eigenen Wohnung aus ausüben, dort aber kein eigenes steuerliches Arbeitszimmer haben, können Sie seit 2022 eine Arbeitsplatzpauschale als Betriebsausgabe absetzen. Die Höhe des Arbeitsplatzpauschales ist abhängig davon, wieviel Sie einer anderen Tätigkeit, die außerhalb der Wohnung verrichtet wird, verdienen:

Das große Arbeitsplatzpauschale beträgt pro Kalenderjahr 1.200 Euro und steht zu, wenn:

• Sie keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätig­keit erzielen, die Sie außerhalb der Wohnung ausüben oder
• Ihre Einkünfte, die außerhalb der Wohnung erzielt werden, höchstens 13.308 Euro (Wert 2025; 2024: 12.816 Euro) betragen
  

Überschreiten Sie mit den Einkünften aus einer anderen aktiven Erwerbstätigkeit diese Einkommensgrenze, erfüllen aber sonst die Voraussetzung, können Sie das kleine Arbeitsplatzpauschale geltend machen.

Im Kalenderjahr, in dem Sie mit der Tätigkeit beginnen oder enden, ist für jedes Monat der Tätigkeit jeweils 1/12 der Pau­schale anzusetzen.

Zusätzlich zur kleinen Arbeitsplatzpauschale können Sie ergonomisch geeignete Möbel von bis zu 300 Euro pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen, sofern Sie nicht bereits bei einem echten Arbeitsverhältnis ergonomische Möbel für das Homeoffice absetzen.

Pauschalierte Betriebsausgaben

Viele freie Dienstnehmer:innen oder Werk­ver­trags­nehmer:­innen haben keine oder nur geringe tat­sächliche Betriebsausgaben. Für sie gibt es die Möglich­keit, Betriebsausgaben pauschal an­zu­setz­en. Dadurch wird der steuer­pflicht­ige Gewinn gemindert und Sie müssen weniger Steuer zahlen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Einerseits gibt es die Basispauschalierung und die Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen.

Basispauschalierung

Die Basispauschalierung können Sie geltend machen, wenn Sie mit einem freien Dienstvertrag oder Werkvertrag Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb erzielen. Außerdem darf Ihr Vorjahresumsatz nicht mehr als 220.000 Euro betragen haben und Sie dürfen nicht buchführungspflichtig sein. Das bedeutet, Sie ermitteln Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mit einer Bilanz.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben? 

• 12% generell für alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und Einkünfte aus Gewerbebetrieben; Obergrenze: max. 26.400 Euro.

• 6% für freiberufliche oder gewerbliche Einkünfte aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung oder aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erziehenden Tätigkeit; Obergrenze: max. 13.200 Euro.

Wie berechnet man das Pauschale der Basispauschalierung? 

• Zunächst werden die Einnahmen aufgrund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe festgestellt. Die Einnahmen sind das Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne Umsatzsteuer. Außerdem zählen auch die Beiträge zur Mit­ar­beit­er:innen­vor­sorgekasse, die der:die Auftraggeber:in bezahlt, zu den Einnahmen. Kostenersätze, die von dem:der Auftraggeber:in bezahlt werden, zählen ebenfalls zu den Einnahmen. Aber Achtung: Reisekostenersätze zählen nicht zu den Umsätzen.
  
  
• Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, werden nur die Nettoeinnahmen herangezogen. Das heißt, eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer zählt nicht zu den Einnahmen.
  
  
• Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 6 % bzw. 12 % der Nettoeinnahmen angesetzt.
  

Zusätzlich können Sie folgende Ausgaben absetzen:

• die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
• bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die der:die Auftraggeber:in bezahlt hat
• Ausgaben für Löhne einschließlich Lohnnebenkosten, Fremdlöhne und Waren
• 50 % der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel
• das Arbeitsplatzpauschale
  

Pauschale Betriebsausgaben für Klein­unter­nehmer:­innen

Es gibt eine weitere Möglichkeit Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Die Kleinunternehmer:innenpauschale steht für selbständige Einkünfte und Einkünfte aus Gewerbebetrieb zu. Unter diese Kategorie fallen in der Regel auch Honorare aus freien Dienstverträgen oder Werkverträgen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie umsatzsteuerrechtlich Kleinunternehmer:in sind. Das bedeutet, dass Ihr Umsatz die Kleinunternehmer:innengrenze von 55.000 € im Vorjahr und im laufenden Jahr nicht übersteigen darf. Überschreiten Sie mit Ihren Umsätzen des gesamten Jahres die Kleinunternehmer:innengrenze (55.000 Euro) um nicht mehr als 10 %, d. h. betragen Ihre Umsätze im gesamten Jahr höchstens 60.500 Euro, können Sie im betreffenden Jahr das Kleinunternehmer:innenpauschale in der Einkommensteuer noch geltend machen. Ab dem Folgejahr steht Ihnen diese Gewinnermittlungsart allerdings nicht mehr zur Verfügung. Übersteigen Ihre Umsätze die Kleinunternehmer:innengrenze von 55.000 Euro um mehr als 10 %, d. h. Ihre Umsätze betragen im Jahr mehr als 60.500 Euro, dann können Sie auch im betreffenden Jahr bereits Ihren einkommensteuerrechtlichen Gewinn nicht mehr mit dem Kleinunternehmer:innenpauschale ermitteln. Sobald Sie jedoch die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer:innen wieder für das ganze Jahr in Anspruch nehmen können, können Sie auch Ihren einkommensteuerrechtlichen Gewinn wieder mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen ermitteln.

Näheres zur Kleinunternehmer:innen-Regelung finden Sie hier.

Wenn Sie für zumindest einen Teil des Jahres umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie auch in der Einkommensteuer das Kleinunternehmer:innenpauschale grundsätzlich nicht in Anspruch nehmen. Unter diesen Voraussetzungen bleibt der Anspruch jedoch erhalten:

• Sie sind nur deswegen umsatzsteuerpflichtig, weil Sie freiwillig Umsatzsteuer verrechnen, oder
• Sie überschreiten mit Ihren selbständigen Einkünften oder Einkünften aus Gewerbebetrieb die Kleinunternehmer:innengrenze nicht, haben aber noch andere Einkünfte (zB aus Vermietung) und sind deswegen umsatzsteuerpflichtig.  
  

Für Einnahmen als Gesellschafter- Geschäftsführer:in (gemäß §22, Z2 2. Teilstrich EStG), Aufsichtsratsmitglied oder Stiftungsvorstand können Sie pauschale Betriebsausgaben für Kleinunternehmer:innen nicht berücksichtigen lassen.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben bei der Pauschalierung für KleinunternehmerInnen?

• 20% für betriebliche Einkünfte, die im Rahmen eines Dienstleistungsunternehmens erzielt werden,
  
  
• 45% für Handelsunternehmen und Produktionsbetriebe

Wie berechnet man das Pauschale mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen?

• Wie bei der Basispauschalierung werden zunächst die Einnahmen aufgrund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe festgestellt. Die Einnahmen sind das Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne allfälliger Umsatzsteuer. Außerdem zählen auch die Beiträge zur Mit­ar­beit­er:innen­vor­sorgekasse, die der:die Auftraggeber:in bezahlt, zu den Einnahmen. Kostenersätze, die von dem:der Auftraggeber:in bezahlt werden, zählen ebenfalls zu den Einnahmen. Aber Achtung: Reisekostenersätze zählen nicht dazu.
  
  
• Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 20 % bzw. 45 % der Einnahmen angesetzt. Hierfür müssen Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung im Formular E1a-K nur die Einnahmen und die richtige Branchenkennzahl angeben. Den Rest macht das Finanzamt automatisch.

Mit diesem Pauschale sind sämtliche Betriebsausgaben abgegolten. Zusätzlich können Sie nur folgende Ausgaben geltend machen:

• die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
• bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die der:die Auftraggeber:in bezahlt hat
• 50 % der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel
• das Arbeitsplatzpauschale

Gewinnfreibetrag

Vom Gewinn, also von den Einnahmen minus der tatsächlichen oder pauschalen Be­triebs­aus­gaben, zieht Ihnen das Finanzamt automatisch für einen Gewinn bis zu 33.000 Euro noch einen Gewinnfreibetrag von 15 % ab. Das reduziert Ihre Steuer­be­messungs­grund­lage und daher auch die zu zahlende Einkommensteuer. Nähere In­formation­en zum Gewinnfreibetrag finden Sie hier.  

Beispiel 1 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben

Ein Angestellter hat einen Nebenverdienst, wo er monatlich 800 Euro als freier Dienstnehmer erhält. Die Tätigkeit übt er nicht in seiner Wohnung aus, muss jedoch regelmäßig zu seiner Auftraggeberin reisen. Dafür verwendet er sein Klimaticket im Wert von 1.179,30 Euro. Vom Honorar behält die Auftraggeberin Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 116,96 Euro ein. Außerdem muss die Auftraggeberin noch Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse einzahlen. Diese stellen ebenfalls Einnahmen für den freien Dienstnehmer da, können aber auch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sie betragen für diesen freien Dienstnehmer monatlich 12,24 Euro.

Er macht im Rahmen der Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Betriebsausgaben gelt­end. Er hat Fortbildungskosten von 956 Euro und Ausgaben für Fachliteratur von 90 Euro. Zusätzlich kann er für seine Reisen zu seiner Auftraggeberin 50 % des Klimatickets geltend machen. Seine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lautet:

Die steuerpflichtigen Einkünfte von 5.576,91 Euro sind in der Ein­kommen­steuer­erklärung (Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit) einzutragen. Dieser Betrag wird letztendlich gemeinsam mit den Einkünften aus der An­stellung ver­steuert.

Beispiel 2 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Basispauschalierung

Eine freie Dienstnehmerin hat ein monatliches Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicherungs­bei­träge in der Höhe von 2.500 Euro und keine anderen Einkünfte, z.B. aus einer Anstellung. Die Tätigkeit wird ausschließlich im Homeoffice verrichtet. Dafür steht ihr das große Arbeitsplatzpauschale zu. Vom Honorar werden Ihr vom Auftraggeber 439,25 Euro an Sozialver­sicher­ungs­bei­träg­en einbehalten. Zusätzlich zahlt der Auftraggeber noch Beiträge zur Mit­ar­beiter:innenvorsorge­kasse von 38,25 Euro. Sie hat außer der Beiträge zur Sozialversicherung und Mitarbeiter:innenkasse sowie dem Arbeitsplatzpauschale keine weiteren Betriebsausgaben und macht daher die Basispauschalierung von 12 % geltend.

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte betragen 16.892,83 Euro. Von diesem Betrag wird ihr die Ein­kommen­steuer vorgeschrieben.

Beispiel 3 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen

Eine Angestellte erhält neben Ihrem Arbeitsverhältnis noch Einkünfte aus einem Werkvertrag. Die Einnahmen betragen im Jahr 5.000 Euro. Sie verrichtet diese Tätigkeit nicht von zuhause aus, muss jedoch regelmäßig reisen. Sie nutzt dafür die öffentlichen Verkehrsmittel und hat eine Jahreskarte im Wert von 365 Euro. Sie hat keine tatsächlichen Betriebsausgaben und nimmt daher die Pauschale von 20 % für Kleinunternehmer:innen sowie 50% der Jahreskarte in Anspruch.

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte aus dem Werkvertrag betragen 3.244,37 Euro . Diese werden gemeinsam mit den Einkünften aus der Anstellung versteuert.