Dienstreisen: Diese Reisekosten können Sie steuerlich absetzen

Wie hoch ist das Kilometergeld?

Für Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug können Sie Kilometergeld geltend machen. Für 2026 gelten die Sätze, die seit 1. Juli 2025 in Kraft sind.

Auch für eine Dienstreise zu Fuß können Sie 0,38 Euro pro Kilometer geltend machen. Seit 2025 muss die zurückgelegte Strecke mindestens einen Kilometer betragen. Bis Ende 2024 waren es mindestens zwei Kilometer.

Welche Kosten sind mit dem Kilometergeld bereits abgedeckt?

Mit dem Kilometergeld sind die üblichen Kosten für das Fahrzeug abgegolten. Bei einem PKW sind das insbesondere:

• Wertverlust beziehungsweise Absetzung für Abnutzung
• Treibstoff und Öl
• Service und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebs
• Zusatzausrüstung
• Maut, Autobahnvignette und Parkgebühren
• Versicherungen
• Mitgliedsbeiträge bei Automobilclubs
• Finanzierungskosten

Welche Aufzeichnungen brauche ich für das Kilometergeld?

Wenn Sie Kilometergeld bei der Arbeitnehmer:innenveranlagung geltend machen, müssen Sie Ihre beruflichen Fahrten dokumentieren.

Das Fahrtenbuch muss enthalten:

• verwendetes Kraftfahrzeug
• Datum der Reise
• Abfahrts- und Ankunftszeit
• gefahrene Kilometer
• Ausgangs- und Zielort
• Reiseweg
• Zweck der Dienstreise
• Unterschrift der dienstreisenden Person

Wichtig

Welche Kosten kann ich bei öffentlichen Verkehrsmitteln absetzen?

Nutzen Sie Bahn, Bus oder andere öffentliche Verkehrsmittel für eine Dienstreise, kommt es darauf an, welches Ticket Sie verwenden:

Einzelfahrschein: Sie können die tatsächlich bezahlten Kosten geltend machen.

Privat gekaufte Jahreskarte, zum Beispiel Klimaticket: Sie können für die Dienstreise jene Kosten ansetzen, die ein entsprechender Einzelfahrschein mit dem günstigsten öffentlichen Verkehrsmittel kosten würde. Bei der Bahn kann das zum Beispiel ein reguläres Ticket der 2. Klasse sein; Sparschiene wird nicht berücksichtigt.

Insgesamt können Sie aber nicht mehr absetzen, als Sie selbst für die Jahreskarte bezahlt haben. Ein steuerfreier Zuschuss Ihres:Ihrer Arbeitgeber:in verringert diesen Höchstbetrag. Für tatsächlich gekaufte Einzelfahrscheine gilt diese Begrenzung nicht.

Beispiel: Klimaticket

Katharina kauft privat ein Klimaticket um 1.400 Euro. Ihr:Ihre Arbeitgeber:in zahlt dafür einen steuerfreien Zuschuss von 800 Euro.

Katharina hat damit selbst 600 Euro bezahlt. Die rechnerischen Einzelfahrpreise ihrer Dienstreisen betragen insgesamt 950 Euro.

Sie kann daher höchstens 600 Euro als Reisekosten geltend machen.

Wann kann ich Taggeld für eine Dienstreise im Inland absetzen?

Taggeld können Sie geltend machen, wenn die Dienstreise über den örtlichen Nahbereich von 25 Kilometern hinausführt und länger als drei Stunden dauert.

Seit 2025 können Sie höchstens 30 Euro pro Tag beziehungsweise 2,50 Euro pro angefangener Stunde geltend machen. Bis Ende 2024 waren es höchstens 26,40 Euro pro Tag beziehungsweise 2,20 Euro pro angefangener Stunde.

Bekommen Sie ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, wird das Taggeld seit 2025 um 15 Euro pro Mahlzeit gekürzt. Bis Ende 2024 betrug die Kürzung 13,20 Euro.

Wann kann ich kein Taggeld mehr geltend machen?

Taggeld ist nicht mehr absetzbar, wenn am Einsatzort ein neuer Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit entsteht.

Das ist insbesondere der Fall, wenn Sie an einem anderen Ort

• durchgehend tätig sind oder
• regelmäßig, etwa einmal pro Woche, tätig werden.

Nach fünf Tagen gilt dieser Ort als neuer Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit. Erst wenn Sie dort mindestens sechs Monate nicht mehr eingesetzt wurden, können Sie für diesen Ort wieder Taggeld geltend machen.

Sind Ihre Dienstreisen zu diesem Ort unregelmäßig, können Sie Taggeld für höchstens 15 Tage pro Kalenderjahr geltend machen.

Auch ein Fahrzeug kann zum Mittelpunkt der Tätigkeit werden – etwa wenn Sie regelmäßig in einem begrenzten Gebiet, auf gleichbleibenden Routen oder innerhalb eines Linien- oder Schienennetzes unterwegs sind. Das kann zum Beispiel Straßendienste mit einem regelmäßig betreuten Autobahnabschnitt oder Zusteller:innen mit fixen Routen betreffen.

Welche Nächtigungskosten kann ich im Inland absetzen?

Für eine beruflich notwendige Nächtigung im Inland haben Sie zwei Möglichkeiten:

Mit Beleg: Sie können die tatsächlichen Kosten einschließlich Frühstück geltend machen.

Ohne Beleg über die Kosten: Sie können pauschal 17 Euro pro Nacht geltend machen. Die Nächtigung müssen Sie durch die Angabe des:der Unterkunftgeber:in nachweisen. Bis Ende 2024 betrug das Pauschale 15 Euro.

Steht Ihnen kostenlos eine Unterkunft zur Verfügung, zum Beispiel eine Schlafkabine bei LKW-Fahrer:innen, können Sie kein reguläres Nächtigungspauschale geltend machen.

Absetzbar sind aber zusätzliche tatsächliche Ausgaben, etwa für Frühstück oder die Benützung eines Bades. Ohne Beleg können Sie dafür im Inland pauschal 4,50 Euro pro Nächtigung ansetzen. Bis Ende 2024 waren es 4,40 Euro. Bei Auslandsreisen sind es 5,85 Euro.

Wie hoch ist das Taggeld bei Dienstreisen ins Ausland?

Bei Auslandsreisen richtet sich das Taggeld nach dem jeweiligen Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete. Die Höhe ist je nach Land unterschiedlich. Das volle Taggeld gilt jeweils für 24 Stunden.

Bekommen Sie sowohl Mittagessen als auch Abendessen kostenlos, können Sie nur noch ein Drittel des Auslandstaggeldes geltend machen. Bei nur einer kostenlosen Mahlzeit wird das Auslandstaggeld nicht gekürzt.

Die aktuellen Sätze finden Sie in der AK-Broschüre „Steuern sparen 2026“.

Welche Nächtigungskosten kann ich im Ausland absetzen?

Bei Nächtigungen im Ausland können Sie entweder

• die tatsächlichen Kosten einschließlich Frühstück laut Beleg oder
• den jeweiligen Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete

geltend machen. Die Höhe des Pauschales hängt vom jeweiligen Land ab.

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