Ablauf: Von der Einreichung zur Umsetzung  

Einreichung

Förderanträge werden ausschließlich über ein Online-Formular entgegengenommen, das während der Einreichphase verfügbar ist. Anträge müssen unter Beachtung aller erforderlichen Informationen eingereicht werden. 

Prüfung allgemeiner Voraussetzungen

Die AK Wien prüft die Förderanträge und nimmt zur Klärung offener Fragen gegebenenfalls Kontakt mit dem/der FörderwerberIn auf. Somit wird sichergestellt, dass die Projekte prinzipiell den Zielen und Richtlinien des Digitalisierungsfonds Arbeit 4.0 der AK Wien entsprechen. Die AK Wien behält sich vor, weitere Unterlagen zur Beurteilung des Projekts anzufordern.

Bewertung durch Fachbeirat

Der Fachbeirat des Digitalisierungsfonds bewertet die eingegangenen Förderanträge anhand der festgelegten Bewertungskriterien. Er empfiehlt entweder die Förderung des eingereichten Projekts, eine Förderung unter Auflagen oder die Ablehnung.

Entscheidung

Bei Erfüllung der Förderkriterien wird der Förderantrag mit Empfehlung des Fachbeirats dem Vorstand der AK Wien vorgelegt. Dieser trifft die Entscheidung über die Förderung.

Der/die FörderwerberIn wird unmittelbar nach der Entscheidung informiert.

Umsetzung und Dokumentation

Mit einer Förderzusage wird zwischen AK Wien und FörderwerberIn ein Vertrag abgeschlossen. Nach Abschluss des Fördervertrags hat die Umsetzung innerhalb des laut Projektplan definierten Zeitrahmens zu erfolgen.

Um eine reibungslose Abwicklung zu ermöglichen, ist ein regelmäßiger Informationsaustausch über den Projektfortschritt notwendig.

Dazu sind Berichte zu verfassen, die über folgende Punkte Auskunft geben:

• über den Grad der Zielerreichung bzw. den Projektfortschritt auf Basis der Arbeitspakete und Meilensteine laut Zeit- und Kostenplan
• Erläuterungen zu Änderungen rund um Projektablauf (Zeit), ProjektpartnerInnen (KooperationspartnerInnen und externe DrittleisterInnen), sowie Projektkosten.
  
• geplante nächste Schritte und anstehende Tätigkeiten,
• mögliche Umsetzungsschwierigkeiten und potentielle Risiken,
• getätigte und unmittelbar bevorstehende Zahlungen.
  

Die AK Wien behält sich vor, die Förderung von Projekten, die stark vom Plan abweichen oder über die ihr keine oder nicht den Voraussetzungen entsprechende Fortschrittsberichte vorgelegt werden, vorzeitig zu beenden. Die AK Wien behält sich auch vor, den/die FördernehmerIn zunächst zum Austausch über den Projektfortschritt einzuladen. Aus diesem Grund sind die Dokumentationserfordernisse gründlich zu beachten und ist bei möglichen Problemen und Unklarheiten unmittelbar der Kontakt mit der AK Wien zu suchen. 

Auszahlung

Bei Unterzeichnung des Fördervertrags wird eine Vereinbarung über die Auszahlungen gemäß den Meilensteinen im Zeit- und Kostenplan getroffen. Grundsätzlich werden dabei 10 Prozent (90 Prozent bei Projekten mit einer Gesamtfördersumme von unter 10.000 Euro) der Fördersumme gegen Legen einer entsprechenden Rechnung im Voraus ausbezahlt und mindestens weitere 10 Prozent nach Abschluss des Projekts. 

Bei externen Leistungen (z.B. Programmierung von Website oder App) müssen von den ProjektwerberInnen drei Vergleichsangebote eingeholt werden, wenn die Gesamtsummer € 5.000.- netto übersteigt. 

Abschluss

Mit Abschluss des Projekts ist der AK Wien ein Bericht zu übermitteln. Die FörderwerberInnen erklären sich bereit, bei der Veröffentlichung der Ergebnisse mitzuwirken und diese gegebenenfalls auch persönlich zu präsentieren.