Ablauf Digifonds © AK Wien

Ablauf: Von der Einreichung zur Umsetzung

Entlang der Fünf Hebel zur Gestaltung des digitalen Wandels hat die AK Wien zwischen 2019 und 2023 dazu eingeladen, Projekte und Lösungen zu vorgegebenen Problemstellungen einzureichen.

Alle Details zu den Förderungen sind in den Förderrichtlinien zu finden.

Downloads

Kontakt

AK Wien
Büro für digitale Agenden
e-mail: digifonds@akwien.at

arbeit.digital

Den digitalen Wandel gerecht gestalten.

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Einreichung

Förderanträge wurden ausschließlich über ein Online-Formular entgegengenommen, das während der Einreichphase verfügbar war(Vorbereitungsunterlagen finden sich rechts oben in den Downloads). Anträge mussten unter Beachtung aller erforderlichen Informationen eingereicht werden.

Prüfung allgemeiner Voraussetzungen

Die AK Wien hat die Förderanträge geprüft und zur Klärung offener Fragen gegebenenfalls Kontakt mit den Förderwerber:innen aufgenommen. Somit wurde sichergestellt, dass die Projekte prinzipiell den Zielen und Richtlinien des Digitalisierungsfonds Arbeit 4.0 der AK Wien entsprechen. Die AK Wien hat sich vorbehalten, weitere Unterlagen zur Beurteilung des Projekts anzufordern.

Bewertung durch Fachbeirat

Der Fachbeirat des Digitalisierungsfonds hat die eingegangenen Förderanträge anhand der festgelegten Bewertungskriterien bewertet. Er empfiehlt entweder die Förderung des eingereichten Projekts, eine Förderung unter Auflagen oder die Ablehnung.

Bewertungskriterien

Allgemeine Förderwürdigkeit

Entspricht das Projekt mindestens einem der förderwürdigen Themen und weist eine angezielte Hebelwirkung auf, das heißt, wird auf die Hebel bzw. die Frage- und Problemstellung und allgemein die Zielsetzung des Digitalisierungsfonds Arbeit 4.0 ausreichend eingegangen und diese überzeugend aufgegriffen?

Nutzen und Relevanz für ArbeitnehmerInnen

Ist ein konkreter und relevanter Nutzen für ArbeitnehmerInnen beziehungsweise deren Vertretungen erwartbar? Spricht das Projekt besonderes förderungswürdige Zielgruppen an?

Planung und Umsetzbarkeit

Ist der Projektantrag inkl. Zeit- und Kostenplan vollständig, schlüssig und plausibel? Sind die Arbeitspakete sinnvoll aufgebaut und die Kosten verhältnismäßig zum Nutzen des Projekts? Sind die einreichenden Organisationen bzw. KooperationspartnerInnen geeignet, das Projekt umzusetzen?

Öffentlichkeitswirksamkeit

Gibt es ein überzeugendes Kommunikationskonzept? Ist nachvollziehbar, wie der Nutzen des Projekts seine Zielgruppe erreicht?

Partizipation und Inklusion

In welchem Ausmaß werden ArbeitnehmerInnen und besonders förderungswürdige Gruppen entsprechend der Ziele in die Projektentwicklung eingebunden?

Innovationskraft

Werden mit dem Projekt neue Impulse gesetzt? Hat das Projekt, das angestrebte Ziel Pilotcharakter oder ein Alleinstellungsmerkmal?

Skalierbarkeit

Werden die mit den Fördermitteln erarbeiteten Werke und Methoden der Allgemeinheit frei zur Verfügung gestellt? Sind die Ergebnisse auf andere Anwendungen (z. B. Zielgruppen, Branchen) übertragbar?

Entscheidung

Bei Erfüllung der Förderkriterien wurde der Förderantrag mit Empfehlung des Fachbeirats dem Vorstand der AK Wien vorgelegt. Dieser trifft die Entscheidung über die Förderung.

Die Förderwerber:innen werdeb unmittelbar nach der Entscheidung informiert.

Umsetzung und Dokumentation

Mit einer Förderzusage wurde zwischen AK Wien und Förderwerber:innen ein Vertrag abgeschlossen. Nach Abschluss des Fördervertrags ist die Umsetzung innerhalb des laut Projektplan definierten Zeitrahmens erfolgt.

Um eine reibungslose Abwicklung zu ermöglichen, war ein regelmäßiger Informationsaustausch über den Projektfortschritt notwendig.

Dazu sind Berichte zu verfassen, die über folgende Punkte Auskunft geben:

über den Grad der Zielerreichung bzw. den Projektfortschritt auf Basis der Arbeitspakete und Meilensteine laut Zeit- und Kostenplan
Erläuterungen zu Änderungen rund um Projektablauf (Zeit), ProjektpartnerInnen (KooperationspartnerInnen und externe DrittleisterInnen), sowie Projektkosten.
geplante nächste Schritte und anstehende Tätigkeiten,
mögliche Umsetzungsschwierigkeiten und potentielle Risiken,
getätigte und unmittelbar bevorstehende Zahlungen.

Die AK Wien hat sich vorbehalten, die Förderung von Projekten, die stark vom Plan abweichen oder über die ihr keine oder nicht den Voraussetzungen entsprechende Fortschrittsberichte vorgelegt werden, vorzeitig zu beenden. Die AK Wien hat sich auch vorbehalten, den/die Fördernehmer:in zunächst zum Austausch über den Projektfortschritt einzuladen. Aus diesem Grund sind die Dokumentationserfordernisse gründlich zu beachten und ist bei möglichen Problemen und Unklarheiten unmittelbar der Kontakt mit der AK Wien zu suchen.

Auszahlung

Bei Unterzeichnung des Fördervertrags wurde eine Vereinbarung über die Auszahlungen gemäß den Meilensteinen im Zeit- und Kostenplan getroffen. Grundsätzlich wurden dabei 10 Prozent (90 Prozent bei Projekten mit einer Gesamtfördersumme von unter 10.000 Euro) der Fördersumme gegen Legen einer entsprechenden Rechnung im Voraus ausbezahlt und mindestens weitere 10 Prozent nach Abschluss des Projekts.

Bei externen Leistungen (z.B. Programmierung von Website oder App) mussten von den Projektwerber:innen drei Vergleichsangebote eingeholt werden, wenn die Gesamtsumme € 5.000.- netto übersteigt.

Abschluss

Mit Abschluss des Projekts muss der AK Wien ein Bericht übermittelt werden. Die Förderwerber:innen erklären sich bereit, bei der Veröffentlichung der Ergebnisse mitzuwirken und diese gegebenenfalls auch persönlich zu präsentieren.