Der Verwalter im Wohnungseigentum

Als Wohnungseigentümer:in besitzen Sie nicht nur Ihre Wohnung. Sie sind auch Miteigentümer:in des gesamten Hauses und der Liegenschaft. Gemeinsam mit den anderen Eigentümer:innen bilden Sie die Eigentümergemeinschaft.

Diese Eigentümergemeinschaft kümmert sich um die Verwaltung des Hauses. Nach außen wird sie in der Regel durch eine:n Verwalter:in vertreten.

Welche Aufgaben hat ein:e Verwalter:in?

Die Verwaltung übernimmt die laufenden Angelegenheiten rund um das Haus. Sie schließt zum Beispiel Verträge mit Handwerker:innen oder Reinigungsunternehmen ab, beauftragt notwendige Arbeiten und verwaltet die Gelder der Eigentümergemeinschaft.

Vertragspartner ist dabei immer die Eigentümergemeinschaft – nicht die einzelnen Wohnungseigentümer:innen.

Gut zu wissen:
Damit nicht über jede Kleinigkeit abgestimmt werden muss, darf die Verwaltung viele laufende Geschäfte selbst erledigen, etwa den Einkauf von Verbrauchsmaterial oder die Beauftragung notwendiger Wartungsarbeiten.

Wie wird ein Verwalter bestellt?

Die Wohnungseigentümer:innen bestellen die Verwaltung mit einfacher Mehrheit. Maßgeblich sind die Miteigentumsanteile.

Auch eine Wohnungseigentümer kann die Verwaltung übernehmen.

Kommt keine Mehrheit zustande, kann jede:r Wohnungseigentümer:in beim Gericht die Bestellung einer Verwaltung beantragen.

Besteht dringender Bedarf und gibt es noch keine Verwaltung, kann das Gericht auch eine vorläufige Verwaltung bestellen. Das kann auf Antrag einer Wohnungseigentümer oder auch auf Initiative außenstehender Personen – etwa einer Behörde oder eines Handwerksbetriebs – erfolgen.

Wichtig:
Gibt es keine Verwaltung, müssen Schreiben an die Eigentümergemeinschaft an jene Wohnungseigentümer:innen gerichtet werden, die im Grundbuch an erster Stelle eingetragen ist.

Welche Rechte und Pflichten hat die Verwaltung?

Die Verwaltung vertritt die Eigentümergemeinschaft

Die Verwaltung handelt im Namen der Eigentümergemeinschaft. Sie kann beispielsweise

• Verträge abschließen,
• Handwerker:innen beauftragen,
• offene Zahlungen von Wohnungseigentümer:innen gerichtlich einfordern.

Für diese Aufgaben braucht sie keine gesonderte Vollmacht. Das Gesetz räumt ihr diese Befugnisse ein.

Was passiert, wenn die Verwaltung gegen Weisungen verstößt?

Die Eigentümergemeinschaft kann der Verwaltung bestimmte Vorgaben machen.

Schließt die Verwaltung trotzdem einen Vertrag ab, obwohl sie dazu intern keine Zustimmung hatte, ist dieser Vertrag gegenüber dem:der Vertragspartner:in grundsätzlich trotzdem gültig.

Das bedeutet:

• Die Eigentümergemeinschaft muss den Vertrag einhalten.
• Hat die Verwaltung ihre Pflichten verletzt, kann die Eigentümergemeinschaft Schadenersatz verlangen.

Die Verwaltung muss alle Eigentümer gleich behandeln

Die Verwaltung vertritt die Interessen der gesamten Eigentümergemeinschaft.

Sie darf deshalb auch Weisungen der Mehrheit nicht umsetzen, wenn dadurch die Interessen der Eigentümergemeinschaft verletzt würden.

Wie werden die Gelder verwaltet?

Die Verwaltung hebt die Beiträge der Wohnungseigentümer ein und bezahlt daraus die laufenden Ausgaben.

Das Geld kann entweder

• auf einem Konto der Eigentümergemeinschaft oder
• auf einem Treuhandkonto der Verwaltung

liegen. In beiden Fällen muss es verzinst angelegt werden.

Die Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen kann dies auch später beschließen.

Welche Informationen muss die Verwaltung bereitstellen?

Vorausschau

Bis zum Ende jeder Abrechnungsperiode (meist bis 31. Dezember) muss die Verwaltung eine Vorausschau erstellen.

Diese informiert unter anderem über

• geplante größere Erhaltungsarbeiten,
• geplante Verbesserungen,
• die Höhe der Rücklage,
• voraussichtliche Bewirtschaftungskosten,
• notwendige Vorauszahlungen.

Die Vorausschau muss im Haus gut sichtbar ausgehängt und allen Wohnungseigentümer übermittelt werden.

Jahresabrechnung

Zusätzlich muss die Verwaltung jedes Jahr eine Abrechnung über Einnahmen und Ausgaben erstellen.

Energieausweis

Soweit die Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen nichts anderes beschließt, muss die Verwaltung dafür sorgen, dass für das gesamte Gebäude ein höchstens zehn Jahre alter Energieausweis vorhanden ist.

Auf Verlangen muss sie den Wohnungseigentümer:innen eine Kopie zur Verfügung stellen.

Auskunftspflicht

Die Verwaltung muss Ihnen unter anderem Auskunft geben über

• den Verwaltungsvertrag,
• das vereinbarte Verwaltungshonorar,
• das Abstimmungsverhalten der einzelnen Miteigentümer,
• die Adressen der Miteigentümer für Beschlussfassungen, sofern diese einer Weitergabe nicht widersprochen haben.

Wann muss die Verwaltung mehrere Angebote einholen?

Plant die Verwaltung größere Verbesserungsarbeiten oder umfangreiche Erhaltungsarbeiten, muss sie grundsätzlich mindestens drei Angebote einholen.

Auch während eines laufenden Vertrags kann die Mehrheit der:die Wohnungseigentümer:in eine entsprechende Weisung beschließen.

Möchte die Verwaltung eine Person oder ein Unternehmen beauftragen, zu der oder dem ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis besteht, muss sie diesen Interessenkonflikt offenlegen.

Was können Sie tun, wenn die Verwaltung ihre Pflichten nicht erfüllt?

Ordentliche Kündigung

Die Mehrheit der Wohnungseigentümer:innen kann den Verwaltungsvertrag ohne Angabe von Gründen kündigen.

Bei einem unbefristeten Vertrag gilt:

• Kündigungsfrist: 3 Monate
• Kündigungstermin: Ende der Abrechnungsperiode (meist 31. Dezember)

Bei einem befristeten Vertrag

Läuft der Vertrag länger als drei Jahre, kann er erstmals nach Ablauf von drei Jahren mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Abrechnungsperiode gekündigt werden.

Außerordentliche Kündigung

Liegt ein wichtiger Grund vor, kann der Vertrag sofort beendet werden.

Ein wichtiger Grund kann insbesondere sein:

• die dauerhafte Verhinderung der Verwaltung,
• die Verlegung des Verwaltungsbüros an einen weit entfernten Ort,
• eine strafrechtliche Verurteilung,
• grobe Vernachlässigung der Verwaltungspflichten.

Kündigung durch das Gericht

Jede:r Wohnungseigentümer:in kann beim Gericht die Auflösung des Verwaltungsvertrags beantragen.

Voraussetzung sind wichtige Gründe, die ernsthafte Zweifel daran begründen, dass die Verwaltung ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllt.

Verwaltungshonorar kürzen

Bei groben Pflichtverletzungen kann die Eigentümergemeinschaft gerichtlich eine Herabsetzung des Verwaltungshonorars verlangen.

Schadenersatz verlangenin

Verletzt die Verwaltung ihre Pflichten und entsteht dadurch ein Schaden, kann die Eigentümergemeinschaft Schadenersatz verlangen.

Die Verwaltung haftet grundsätzlich nach den Maßstäben, die für berufliche Expert:innen gelten. Sie muss ihre fachlichen und rechtlichen Kenntnisse sorgfältig einsetzen.