Wie kann ich meine Betriebskosten-Abrechnung überprüfen?

Wie bekomme ich eine Betriebskosten-Abrechnung?

In der Regel erhalten Sie bis spätestens Juni eines Jahres die Betriebskosten-Abrechnung für das vergangene Kalenderjahr.

Die Abrechnung wird entweder:

• jeder:m Mieter:in per Post oder E-Mail zugeschickt (bei Genossenschaftswohnungen ist das verpflichtend), oder
• im Haus ausgehängt, zum Beispiel am schwarzen Brett oder im Informationskasten der Hausverwaltung.

Ein Aushang im Haus wird aber nicht immer von allen Bewohner:innen bemerkt. Manche Mieter:innen erfahren erst durch die monatliche Mietzinsvorschreibung, dass eine Abrechnung erstellt wurde. Das passiert dann, wenn ein Guthaben oder eine Nachzahlung aus der Abrechnung mit der Miete verrechnet wird.

Spätestens dann sollten Sie die Betriebskosten-Abrechnung anfordern und von der Hausverwaltung eine Kopie verlangen.

Du hast keine Betriebskosten-Abrechnung erhalten?

Wenn Ihnen keine Abrechnung übermittelt wurde, können Sie sich an Ihre Hausverwaltung oder Ihre:n Vermieter:in wenden.

Für die Kontaktaufnahme können Sie unsere Musterbriefe verwenden. Auch die Schlichtungsstelle für wohnrechtliche Angelegenheiten kann in bestimmten Fällen eingeschaltet werden.

Was muss in einer Betriebskosten-Abrechnung stehen?

In der Betriebskosten-Abrechnung werden die tatsächlichen Betriebskosten des gesamten Hauses aus dem vergangenen Jahr aufgelistet.

Eine Abrechnung ist dann nachvollziehbar, wenn daraus klar hervorgeht:

• Was wurde bezahlt?
• Wann wurde bezahlt?
• An wen wurde bezahlt?
• Wofür wurde bezahlt?

Welche Kosten verrechnet werden dürfen, hängt davon ab, ob das Mietrechtsgesetz (MRG), das Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG) oder dein Mietvertrag gilt.

Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber zu Betriebskosten.

Was bedeutet das Ergebnis der Abrechnung?

Die gesamten Betriebskosten des Hauses werden auf alle Mieter:innen aufgeteilt. Ihr Anteil wird mit den monatlichen Betriebskosten-Akontozahlungen verrechnet, die Sie im vergangenen Jahr bereits bezahlt haben.

Sie haben also jeden Monat gemeinsam mit Ihrer Miete einen Teilbetrag für die Betriebskosten bezahlt. Diese Vorauszahlungen werden den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.

Das Ergebnis kann sein:

• Nachzahlung: Sie haben weniger bezahlt, als Ihre tatsächlichen Kosten ausmachen.
• Guthaben: Sie haben mehr bezahlt, als Ihre tatsächlichen Kosten ausmachen.

Beispiel

Sie haben im vergangenen Jahr monatlich 200 Euro an Betriebskosten bezahlt.

Das ergibt:

12 Monate × 200 Euro = 2.400 Euro

Laut Abrechnung entfallen auf Ihre Wohnung aber tatsächlich 2.743,12 Euro an Betriebskosten.

Sie müssen daher nachzahlen:

2.743,12 Euro – 2.400 Euro = 343,12 Euro

Wie wird Ihr Anteil an den Betriebskosten berechnet?

In der Regel zahlen Sie einen Anteil an den gesamten Betriebskosten des Hauses. Dieser Anteil sollte in der Abrechnung angegeben sein – spätestens muss er aus der Mietzinsvorschreibung hervorgehen, mit der das Guthaben oder die Nachzahlung verrechnet wird.

Beispiel

Ihre Wohnung hat 80 m².

Das gesamte Haus hat 1.600 m² Nutzfläche.

Ihr Anteil beträgt:

80 m² : 1.600 m² × 100 = 5 Prozent

Betragen die gesamten Betriebskosten des Hauses im Kalenderjahr 36.800 Euro, entfallen auf Ihre Wohnung:

36.800 Euro × 5 Prozent = 1.840 Euro

Es kann auch andere Aufteilungsschlüssel geben

Nicht immer wird nach der Wohnfläche aufgeteilt.

In manchen Fällen erfolgt die Verteilung nach sogenannten Nutzwerten. Außerdem kann es für bestimmte Kosten eigene Aufteilungsschlüssel geben.

Beispiel: Bei einem nachträglich eingebauten Lift müssen sich nicht immer alle Mieter:innen an den Kosten beteiligen. Solche Besonderheiten müssen in der Abrechnung berücksichtigt werden.

Wie prüfen Sie eine Betriebskosten-Abrechnung?

Sie selbst sind eine der wichtigsten Personen, wenn es darum geht, eine Betriebskosten-Abrechnung zu überprüfen. Denn Sie kennen Ihr Haus und wissen oft, was sich im vergangenen Jahr verändert hat.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor.

1. Vergleichen Sie die Abrechnungen der letzten Jahre

Vergleichen Sie die aktuelle Abrechnung mit der Abrechnung des Vorjahres.

Achten Sie besonders auf folgende Fragen:

• Sind einzelne Kostenpositionen deutlich gestiegen?
• Gibt es neue Positionen, die in der letzten Abrechnung noch nicht enthalten waren?
• Haben sich bestimmte Kosten auffällig verändert?

Wenn Ihnen Änderungen auffallen, fragen Sie bei der Hausverwaltung nach. Bitten Sie gegebenenfalls um eine genauere Aufstellung der Kosten.

Markieren Sie alle Positionen,

• die Sie nicht nachvollziehen können,
• zu denen Sie weitere Informationen möchten oder
• die Ihnen ungewöhnlich hoch erscheinen.

2. Prüfen Sie die Belege zu den verrechneten Kosten

Sie haben das Recht, die Belege einzusehen, auf denen die Betriebskosten-Abrechnung beruht.

Sie können:

• alle Rechnungen prüfen oder
• gezielt nur jene Belege ansehen, bei denen Ihnen in der Abrechnung etwas aufgefallen ist.

Bei der Belegprüfung können Sie zum Beispiel kontrollieren:

• Betrifft die Rechnung tatsächlich Ihr Haus?
• Wurde die verrechnete Leistung tatsächlich für Ihr Haus erbracht?
• Wann ist die Rechnung fällig geworden?

Der Zeitpunkt der Fälligkeit ist wichtig.

Beispiel:

Eine Versicherungsprämie wurde im Jahr 2024 fällig, aber erst im Jänner 2025 bezahlt. Diese Kosten dürfen nicht erst in der Betriebskosten-Abrechnung für das Jahr 2025 verrechnet werden.

Wo kann ich die Belege prüfen?

Normalerweise erfolgt die Belegeinsicht im Büro der Hausverwaltung.

Ist das für Sie mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden – zum Beispiel, weil Ihre Wohnung in Wien liegt und die Hausverwaltung in Innsbruck ist – muss die Hausverwaltung eine andere Möglichkeit anbieten, damit Sie die Belege prüfen können.

Immer häufiger bieten Hausverwaltungen auch einen Online-Zugang zur Belegprüfung an. Manche Rechnungen können auch per E-Mail übermittelt werden.

Fragen Sie Ihre Hausverwaltung, welche Möglichkeiten es gibt.

Tipp: Prüfen Sie die Belege gemeinsam mit anderen Bewohner:innen

Nehmen Sie Ihre Nachbar:innen oder andere Hausbewohner:innen mit.

Mehrere Personen sehen oft mehr als eine einzelne Person. Gemeinsam können Fragen zur Abrechnung leichter erkannt und mit der Hausverwaltung besprochen werden.

Warum kennen Sie Ihr Haus besser als eine Beratungsstelle?

Sie und die anderen Bewohner:innen kennen die tatsächlichen Verhältnisse im Haus. Auch die Vermieterseite und die Hausverwaltung haben diese Informationen.

Gerade diese konkreten Kenntnisse sind wichtig, um beurteilen zu können, ob eine Betriebskosten-Abrechnung richtig ist.

Wann ist eine Betriebskosten-Abrechnung korrekt?

Die rechtlichen Regeln hängen davon ab, welche gesetzlichen Vorschriften für Ihr Mietverhältnis gelten.

Beim Mietrechtsgesetz (MRG) wird zwischen verschiedenen Anwendungsbereichen unterschieden:

• Vollanwendung des MRG
• Teilanwendung des MRG
• Vollausnahmen vom MRG

Welche Regeln gelten, hängt unter anderem von der Art des Gebäudes und Ihrem Mietvertrag ab.

Welche Betriebskosten dürfen verrechnet werden?

Wenn Ihr Mietverhältnis dem Mietrechtsgesetz (MRG) oder dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG – zum Beispiel bei Genossenschaftswohnungen) unterliegt, dürfen nur bestimmte gesetzlich festgelegte Betriebskosten verrechnet werden.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Wasserkosten,
• Kanalgebühren,
• Müllabfuhr,
• Strom für allgemeine Bereiche wie das Stiegenhaus.

Es dürfen nur Kosten verrechnet werden, die:

• zu den gesetzlich erlaubten Kostenarten gehören,
• für das Haus oder die Wohnanlage tatsächlich angefallen sind und
• im betreffenden Kalenderjahr fällig waren und bezahlt wurden.

Wenn das MRG nicht oder nur teilweise gilt

Wenn das Mietrechtsgesetz nicht oder nur teilweise anwendbar ist, kommt es darauf an, welche Betriebskosten in Ihrem Mietvertrag wirksam vereinbart wurden.

Vermieter:innen können aber nicht beliebig alle möglichen Kosten als Betriebskosten festlegen.

Unwirksam sind zum Beispiel Vereinbarungen, mit denen Reparaturkosten als Betriebskosten weiterverrechnet werden sollen.

Auch unklare Vereinbarungen im Mietvertrag sind nicht wirksam.

Welche Abrechnungen können zusätzlich zur BK-Abrechnung kommen?

Wenn Sie eine Abrechnung erhalten, sollten Sie zuerst prüfen, um welche Art von Abrechnung es sich handelt.

Neben der Betriebskosten-Abrechnung gibt es auch andere Abrechnungen, die bestimmte Einnahmen und Ausgaben des Hauses betreffen.

Hauptmietzinsabrechnung

Eine Hauptmietzinsabrechnung erhalten Sie, wenn das Mietrechtsgesetz (MRG) auf Ihr Mietverhältnis anwendbar ist.

Darin werden die Einnahmen aus den Hauptmietzinsen und verschiedene Ausgaben für das Haus dargestellt.

Dazu können zum Beispiel Reparaturrechnungen gehören, die die Vermieter:innen selbst bezahlt haben.

Wichtig:

Solche Kosten dürfen Ihnen nicht als Betriebskosten weiterverrechnet werden.

Abrechnung über den Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB)

Eine EVB-Abrechnung erhalten Sie, wenn das Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG) gilt – also insbesondere bei Genossenschaftswohnungen.

Neben dem Entgelt und den Betriebskosten zahlen Sie als Mieter:in einer Genossenschaftswohnung auch einen sogenannten Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB).

Mit diesem Beitrag werden Reparaturen und Investitionen am gesamten Haus finanziert.

Daher gilt:

Kosten für Reparaturen und Investitionen, die über den EVB finanziert werden, dürfen nicht zusätzlich als Betriebskosten verrechnet werden.

Was kann ich tun, wenn noch Fragen offen sind?

Haben Sie die Belege geprüft und bleiben trotzdem konkrete Fragen zur Abrechnung offen?

Dann können Sie sich an die telefonische Wohnrechtsberatung der AK Wien oder an eine wohnrechtliche Beratungsstelle wenden.

Dort erhalten Sie Unterstützung bei der rechtlichen Einschätzung Ihrer Situation.

Wenn das MRG auf Ihr Mietverhältnis anwendbar ist

Wenn Sie Fehler in der Abrechnung vermuten, können Sie die Abrechnung rechtlich überprüfen lassen.

Je nach Situation ist ein Verfahren möglich:

• bei der Schlichtungsstelle für wohnrechtliche Angelegenheiten (kostenlos), oder
• bei Gericht, wenn es in Ihrer Stadt keine Schlichtungsstelle gibt (kostenpflichtig).

Wenn überhaupt keine Betriebskosten-Abrechnung gelegt wurde, können Sie die Vermieter:innenseite zur Vorlage einer Abrechnung auffordern.

Dafür stehen Ihnen entsprechende Musterbriefe zur Verfügung.

Wenn das MRG nicht oder nur teilweise gilt

In diesem Fall können Sie gegen eine fehlerhafte Abrechnung nur gerichtlich vorgehen.

Lassen sie sich vorher jedenfalls rechtlich beraten, damit Sie ihre Möglichkeiten und das weitere Vorgehen kennen.

Unser Tipp

Eine Betriebskosten-Abrechnung wirkt auf den ersten Blick oft kompliziert.

Mit einem systematischen Vorgehen können Sie viele Fragen selbst klären:

1. Vergleichen Sie die Abrechnung mit den Vorjahren.
2. Markieren Sie auffällige oder unklare Kostenpositionen.
3. Prüfen Sie die dazugehörigen Belege.
4. Fragen Sie bei der Hausverwaltung nach, wenn etwas nicht nachvollziehbar ist.
5. Holen Sie Unterstützung, wenn rechtliche Fragen offen bleiben.

Unser Ratgeber zu Betriebskosten enthält zahlreiche Beispiele und hilft Ihnen dabei, Ihre Abrechnung Schritt für Schritt zu überprüfen.