Die Beschlussfassung „außerhalb“ von Aufsichtsratssitzungen
Die Coronavirus-Krise stellt den Aufsichtsrat auch im Bereich der Beschlussfassung und somit der notwendigen Willensbildung vor Herausforderungen.
Die derzeitigen Auswirkungen des Coronavirus auf die österreichischen Unternehmen, ihre Geschäftstätigkeit und ihre Beschäftigten stellen einen wichtigen Grund dar, um die Überwachungsaktivitäten der Geschäftsführung auszuweiten. Der Aufsichtsrat ist nämlich in Krisensituationen besonders angehalten, eine intensivere Kontrolle der Leitungstätigkeiten vorzunehmen. Erhöhte Gefahren bedürfen jedoch erhöhter Aufmerksamkeit! Die Aufsichtstätigkeit sollte in der jetzigen Zeit daher in einer verstärkten unterstützenden Überwachung münden.
Aufgrund des gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetzes können Versammlungen und Beschlussfassungen bestimmter Gesellschaften und ihrer Organe für die Dauer der Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Virus ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer:innen durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden. Dies betrifft auch die Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen und eine dabei stattfindende Willensbildung.
Die gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung konkretisiert die Regelungen zur Durchführung virtueller Versammlungen und Beschlussfassungen, um die Qualität der Rechtssicherheit und Willensbildung bei der Nutzung der jeweiligen Kommunikationswege sicherzustellen. An Aufsichtsratssitzungen in virtueller Form werden insbesondere folgende Anforderungen gestellt:
Neben diesen Neuerungen sind die gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen zur Einberufung und Durchführung weiterhin grundsätzlich einzuhalten, wie etwa Bestimmungen zur Protokollierung oder die Mindestanzahl an Teilnehmer:innen. Auch sind die herkömmlichen Voraussetzungen für die Beschlussfassungen „außerhalb“ von Aufsichtsratssitzungen zu beachten.
Der/die Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei eingesetzt wird. In der Einberufung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen.
„Qualifizierte Videokonferenzen“ sind grundsätzlich eine Alternative für den Aufsichtsratsvorsitzenden, die Sitzungen trotz fehlender physischer Anwesenheit stattfinden zu lassen.
Folgende Voraussetzungen sind in ihrer Gesamtheit auf jeden Fall zu erfüllen:
Schärf, Aufsichtsratssitzungen über Videokonferenz? RdW 2002/192.
Grundner, Videokonferenzen im Aufsichtsrat – eine Bestandsaufnahme, RdW 2016/238.
Justich, Aufsichtsrat, Innere Ordnung, in Hausmaninger/Gratz/Justich.
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