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Virtuelle Sitzung statt physischer Zusammenkunft

Die derzeitigen Auswirkungen des Coronavirus auf die österreichischen Unternehmen, ihre Geschäftstätigkeit und ihre Beschäftigten stellen einen wichtigen Grund dar, um die Überwachungsaktivitäten der Geschäftsführung auszuweiten. Der Aufsichtsrat ist nämlich in Krisensituationen besonders angehalten, eine intensivere Kontrolle der Leitungstätigkeiten vorzunehmen. Erhöhte Gefahren bedürfen jedoch erhöhter Aufmerksamkeit! Die Aufsichtstätigkeit sollte in der jetzigen Zeit daher in einer verstärkten unterstützenden Überwachung münden.

Virtuelle Aufsichtsratssitzungen nach dem COVID-19 GesG 

Aufgrund des gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetzes können Versammlungen und Beschlussfassungen bestimmter Gesellschaften und ihrer Organe für die Dauer der Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Virus ohne physische Anwesenheit der TeilnehmerInnen durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden. Dies betrifft auch die Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen und eine dabei stattfindende Willensbildung.

Die gesetzlichen Anforderungen an virtuelle Versammlungen

Die gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung konkretisiert die Regelungen zur Durchführung virtueller Versammlungen und Beschlussfassungen, um die Qualität der Rechtssicherheit und Willensbildung bei der Nutzung der jeweiligen Kommunikationswege sicherzustellen. An Aufsichtsratssitzungen in virtueller Form werden insbesondere folgende Anforderungen gestellt:

  • Es muss eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit bestehen.
  • Es muss jedem Teilnehmer und jeder Teilnehmerin möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
  • Falls einzelne TeilnehmerInnen nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen, können sie akustisch, etwa telefonisch, mit der Versammlung verbunden werden. Es muss jedoch mindestens die Hälfte der teilnehmenden Aufsichtsratsmitglieder über eine Videokonferenz zugeschaltet sein.
  • Gibt es Anlass zum Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers oder einer Teilnehmerin, auch wenn diese nur akustisch zugeschalten wird, ist die Identität auf geeignete Weise zu überprüfen. Eine ausreichende Stimm­erkennung reicht allerdings als Identitätsnachweis.

Neben diesen Neuerungen sind die gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen zur Einberufung und Durchführung weiterhin grundsätzlich einzuhalten, wie etwa Bestimmungen zur Protokollierung oder die Mindest­anzahl an TeilnehmerInnen. Auch sind die herkömmlichen Voraussetzungen für die Beschlussfassungen „außerhalb“ von Aufsichtsratssitzungen zu beachten.

Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei eingesetzt wird. In der Einberufung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Ver­sammlung bestehen.

„Qualifizierte Videokonferenzen“ sind grundsätzlich eine Alternative für den Aufsichtsratsvorsitzenden, die Sitzungen trotz fehlender physischer An­wesen­heit stattfinden zu lassen.

Voraussetzungen für "qualifizierte Video­kon­ferenzen"

Folgende Voraussetzungen sind in ihrer Gesamtheit auf jeden Fall zu erfüllen:

  • Wird die gegenseitige Hörbarkeit und Sichtbarkeit ermöglicht?

Der wechselseitige Hör- und Sichtkontakt muss gegeben sein, um eine echte Kommunikation und damit hinreichende Diskussion und Austausche zu erreichen.

  • Kann der virtuelle Kommunikationskanal eine ausreichende Realitätstreue und Authentizität der Diskussion ermöglichen?

Es muss möglich sein, die Stimme der TeilnehmerInnen zu hören sowie ihre Mimik und Gestik zu sehen. Während der Sitzung sollen Sinneseindrücke gewonnen werden können. Dabei ist ganz besonders auf eine hochwertige Datenübertragung Wert zu legen!

  • Ist ein gleicher Informationsstand aller anwesenden Aufsichtsratsmitglieder gegeben?

Sämtliche Informationen und Unterlagen sind allen TeilnehmerInnen rechtzeitig vor und - falls nicht anders möglich - auch während der virtuellen Sitzung zu übermitteln. Es muss ein gleicher Wissens- und Informationsstand gewährleistet sein.

  • Ist die Teilnahmemöglichkeit Dritter gewährleistet?

Sind gemäß § 93 Abs 1 Satz 2 Aktiengesetz oder § 30h Abs 1 Satz 2 GmbH-Gesetz sonstige externe Personen wie etwa der Vorstand, der/die Abschluss­prüferIn, Sachverständige oder Auskunftspersonen der Aufsichtsratssitzung beizuziehen, muss die technische Möglichkeit einer Zuschaltung der Externen gegeben sein.

  • Ist die Vertraulichkeit gewahrt?

Die virtuelle Sitzung hat über sichere Kanäle zu erfolgen. Kein/e Nicht­be­rechtigte/r darf auf diese Einfluss nehmen können, Manipulationen sind zu vermeiden. Das Aufsichtsratsmitglied hat sich daher grundsätzlich alleine im Raum zu befinden. Drucker, Faxgeräte und ähnliche Hilfsmittel sollten ebenfalls bereitstehen. 

Unsere Tipps

Tipp: Fragen Sie sich daher ganz genau:

  • Werden die Voraussetzungen für „qualifizierte Videokonferenzen“ eingehalten?

  • Sind in unserer Satzung oder Geschäftsordnung Regelungen zu vir­tuellen Sitzungen vorgesehen, sollen wir entsprechende Regelungen vorsehen? Oder stimmen alle Aufsichtsratsmitglieder der Abhaltung von einer virtuellen Sitzung und der Vorgehens­weise zu?

  • Werden alle organisatorischen und technischen Maßnahmen getroffen, damit
    • die Sitzung ordnungsgemäß abgehalten werden kann?
    • Unterlagen empfangen und weitergeleitet werden können?
    • alle Aufsichtsratsmitglieder den gleichen Informationsstand haben können?
    • Dritte, falls notwendig, der Sitzung zugeschaltet werden können?
    • alle Aufsichtsratsmitglieder Fragen an externe Dritte stellen und Antworten erhalten können?
    • Zeit zum Reflektieren und für die Meinungsbildung bleibt?
    • die Unterlagen entsprechend gesichert und sorgfaltsgemäß verwahrt werden?
    • die Geheimhaltung und Verschwiegenheit gewährleistet ist?

  • Werden die grundsätzlichen Anforderungen an Aufsichtsratssitzungen eingehalten?
    • Wurden die Aufsichtsratsmitglieder ordnungsgemäß eingeladen?
    • Wurde die Tagesordnung übermittelt?
    • Wird ein Protokoll ordnungsgemäß erstellt?

  • Der Aufsichtsratsvorsitzende sollte vorab darüber aufklären, wie die notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden, auf welche Weise die Diskussion stattfindet und in welcher Form Beschlüsse gefasst werden.

  • Falls notwendig, ist es auch ratsam eine allfällige Vertretung bekannt zu geben.

  • Wie gewohnt ist auch bei virtuellen Sitzungen ein Protokoll zu erstellen. Insbesondere ist es im Falle der virtuellen Sitzung ratsam, die Art und Weise der Unterlagenübermittlung und des Aus­tausches zu dokumentieren.

    Insgesamt ist daher auch bei virtuellen Sitzungen zu beachten, dass alle Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Sitzung gewährleistet und gegeben sind!

Literatur:

  1. Schärf, Aufsichtsratssitzungen über Videokonferenz? RdW 2002/192.
  2. Grundner, Videokonferenzen im Aufsichtsrat – eine Bestandsaufnahme, RdW 2016/238.
  3. Justich, Aufsichtsrat, Innere Ordnung, in Hausmaninger/Gratz/Justich.


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