Weder das AktG noch das GmbHG sieht für die – an keine besondere Form gebundene – Einberufung eine bestimmte Frist vor, sodass von einer Verpflichtung des Vorsitzenden zur Einhaltung einer angemessenen Frist auszugehen ist.

Sitzung vorbereiten

Der fristgerechten Einladung sind eine Tagesordnung (TO) und all jene Unterlagen beizufügen, die für eine gewissenhafte Vorbereitung erforderlich sind. Die Satzung bzw die Aufsichtsrats-Geschäftsordnung kann genauere Einberufungs- und Übermittlungsfristen vorsehen, wobei natürlich zu bedenken ist, dass in außergewöhnlichen Fällen, die eine sofortige Aufsichtsratssitzung erfordern, eine zeitgerechte Vorbereitung kaum möglich sein wird.

Ist die Einberufung rechtzeitig erfolgt?

Ob die Einberufung samt Tagesordnung und Unterlagen rechtzeitig erfolgt ist, kann endgültig erst im Nachhinein, nämlich im Zuge von (Schadenersatz)prozessen wegen mangelhafter Beschlüsse des Aufsichtsrats beurteilt werden. Daraus läßt sich u.U. eine Abschätzung der Rechtzeitigkeit aufgrund des Sorgfaltsmaßstabs gewinnen.

Wann Unterlagen übermittelt werden müssen

Bei gewöhnlichem Geschäftsverlauf wird eine zweiwöchige Vorbereitungszeit erorderlich sein. Der Corporate Governance Kodex (CGK) (III.12.) setzt die Einhaltung einer mindestens einwöchigen Frist für die Übermittlung der Unterlagen voraus; von dieser Frist kann nur in begründeten Ausnahmefällen abgewichen werden.